Teknologji për zhvillimin efektiv të takimeve dhe planifikimit të seancave në departamentin e shitjeve. Si të zhvillohen takimet e stafit

A janë të gjithë gati për të punuar?

Po….

E shkëlqyeshme, le të shkojmë dhe të shkojmë në punë!

A është situata e njohur?

Takimi i turnit është elementi më i vlefshëm i komunikimit me punonjësit tuaj. Ju keni mundësinë t'i motivoni ata, t'i informoni për temat dhe çështjet kryesore që duhet të trajtohen sot dhe të dëgjoni idetë dhe sugjerimet e tyre.

Objektivat kryesore të takimit të ndërrimit:

1. Rritja e entuziazmit të punonjësve, të cilët duhet të kuptojnë synimet specifike të vendosura për një ditë të caktuar (motivimi në nivel personal);

2. Arritni punë e suksesshme në një ekip (motivimi në grup);

3. Rritja e volumit të shitjeve dhe niveli i të ardhurave duke ofruar cilësi të patëmetë shërbimi;

4. Vendosja e një qëllimi dhe përcaktimi i një detyre specifike për ndërrimin. (Për shembull, plani për dhjetorin është 2,000,000 rubla, plani për ditën është 64,516 rubla).

Mënyrat në të cilat mund të arrihen objektivat e deklaruara të takimit:

1. Motivimi i punonjësve

2. Informimi i punonjësve

3. Dëgjoni në mënyrë efektive punonjësit

Takimet

Ato lejojnë trajnime të vazhdueshme, të përqendruara te detyrat pa u kushtuar shumë kohë. Prandaj, mund të flasim për avantazhet e mëposhtme të kësaj metode.

Avantazhet:

Për blerësin- përmirësimi i atmosferës së shërbimit.

Për stafin- mundësi për trajnim të vazhdueshëm dhe trajnim të avancuar.

Për menaxherin, drejtorin e dyqanit- përmirësimi i mirëkuptimit të ndërsjellë me stafin, identifikimi i nevojave të punonjësve.

Për organizimin- formimi kulturën e korporatës organizimin dhe shpirtin ekipor të punonjësve të saj.

Standardet për zhvillimin e një takimi me turne

Gjatë kryerjes së një takimi me turne, duhet të ndiqen disa standarde, duke përfshirë sa vijon:

1. Mbajeni strukturën e takimit të thjeshtë.

2. Kontrolloni në praktikë se si punonjësit e mësuan informacionin

3. Përmblidhni takimin

4. Parashikoni dhe zgjidhni në mënyrë efektive problemet e shfaqura

5. Bëni një rishikim përfundimtar.

Mbajeni strukturën e takimit të thjeshtë

pershendetje– mund të ndryshojë në varësi të stilit të menaxherit të drejtimit të takimit. Qëllimi kryesor i një përshëndetjeje është të tërheqë vëmendjen e të gjithë punonjësve, dhe po ashtu koha e duhur informoni punonjësit për vëllimin tuaj aktual të shitjeve në dyqan.

Tregojuni atyre shkurt atë çështjet kryesore, për të cilën do të flisni në takimin e sotëm. Se. ju do të bëni pasqyrë e shkurtër përmbajtjen e takimit tuaj. Rishikimi duhet të jetë i shkurtër, për shembull:

“Sot do të diskutojmë mënyrat për të rritur shitjet dhe çfarë do të bëjmë pushime».

“Sot do të përsërisim fazën e hyrjes në kontakt me blerësin, pasi është ndër më të rëndësishmet. Në fund të fundit, është në këtë fazë që klienti vendos nëse dëshiron të komunikojë me ju apo jo.”

Pjesa kryesore e takimit

Në pjesën kryesore të takimit, ju duhet t'u shpjegoni punonjësve çdo çështje kryesore dhe duhet të përdorni mënyra efektive prezantimi i informacionit në mënyrë që punonjësit të kujtojnë më mirë pikat kryesore dhe përmbajtjen e përgjithshme të takimit.

Për shembull: Titulli i temës është përdorimi i mundësive ekzistuese për të rritur shitjet. Diskutoni me punonjësit tuaj se si mund të përmirësoni përvojën tuaj të klientit gjatë pushimeve.

Përdorni diskutim i drejtuar. Kërkojuni punonjësve të ofrojnë idetë e tyre, mendimet e tyre për temën e takimit. Shkruani të gjitha përgjigjet e mundshme.

Pyetje dhe përgjigje

Në këtë fazë ju keni mundësinë për të marrë reagime nga punonjësit. Ata mund t'ju bëjnë pyetje që mund të lidhen ose jo me temat kryesore të diskutimit. Kur jepni komente dhe bëni pyetje, duhet të jeni specifik.

Për shembull: Keni nevojë për ndonjë informacion për organizimin e punës gjatë festave?

Rishikimi

Në këtë fazë ju duhet kujtoj shkurtimisht për atë që folët gjatë gjithë takimit.

Në fund të takimit, ju duhet të jepni një rishikim përfundimtar të qëllimeve që keni vendosur për ndërrimin, në mënyrë që punonjësit të ndiejnë se janë të rëndësishëm dhe në mënyrë që të siguroheni që këto synime janë përmbushur. të qarta, specifike dhe të realizueshme. Rishikimi duhet të jetë i shkurtër dhe nuk duhet të shtojë ide të reja. Do të ishte më mirë nëse bëni pyetje të hapura për temat kryesore që u diskutuan gjatë takimit.

Për shembull: “Irina, na trego çfarë mësove sot se si mund të përmirësosh shërbimin ndaj klientit gjatë pushimeve”

Një rishikim i tillë i qëllimeve të përcaktuara do të lejojë gjithashtu sigurohuni Ajo që ju nevojitet është që ata:

realiste dhe specifike, dhe se punonjësit mund të kenë nevojë për zhvillim ose trajnim të mëtejshëm gjatë gjithë ditës.

Përfundim - ankim

Thirrje për veprim. Është e nevojshme të ngjallni sa më shumë entuziazëm te punonjësit përpara se të filloni punën...

Probleme të mundshme

Është e nevojshme që të planifikoni paraprakisht për mundësinë e shfaqjes së ndonjë problemi. Problemet tipike që mund të lindin gjatë një takimi me turne përfshijnë:

Zgjedhja e gabuar e vendndodhjes së takimit. Ju duhet të zgjidhni një vend takimi që në mënyrën më të mirë të mundshme do të ishte i përshtatshëm për zgjidhjen e pyetjeve që lindin midis punonjësve tuaj ose për të diskutuar temat kryesore që keni përgatitur për këtë takim. Për shembull, nëse tema kryesore e takimit është cilësia e shërbimit ndaj klientit në arkë, mbajeni takimin pranë kutisë së arkës.
Devijimi nga tema e diskutimit. Nëse ndiqni me përpikëri strukturën e takimit, do të mund të shmangni devijimet e mundshme nga tema. Nëse ndodhin devijime, duhet të përpiqeni të ktheheni në temën kryesore të diskutimit. Për shembull:
« Svetlana, kjo është një ide shumë interesante dhe do ta diskutojmë nesër në takim, por tani duhet t'i rikthehemi diskutimit të mënyrave efektive për t'i shërbyer klientëve tanë gjatë festave.”
Shumë tema kryesore të diskutimit. Nëse punonjësit tuaj janë të mbingarkuar me informacion, ata do të jenë të hutuar dhe nuk do të jenë në gjendje të mbajnë mend pyetjet themelore. Idealisht, nuk duhet të ketë më shumë se 3 tema kryesore të diskutimit. Nëse gjatë diskutimit të kësaj teme duhet të përdorni lojë me role ose demonstrimi i një aftësie ose procedure, caktoni vetëm një temë për diskutim për çdo takim.
Punonjës që mbeten prapa të tjerëve në punën e tyre. Ju nuk duhet të kritikoni apo qortoni publikisht punonjës të tillë. Menjëherë pas përfundimit të takimit, diskutoni problemin e punonjësit me të privatisht.

Të nderuar kolegë, shpresojmë që ky artikull të jetë i dobishëm për ju. Çfarë ju pëlqeu më shumë? Çfarë doje të përdorje? Na shkruani një përmbledhje ose lini ndonjë pyetje që mund të keni.

Ndiqni artikuj të rinj, merrni rezultate!

Përshëndetje, ekipi i trajnimit të Diamantit

Takime të rregullta në departamentin e shitjeve - mjet thelbësor menaxhimin e menaxherëve të shitjeve, të cilin asnjë drejtues i departamentit të shitjeve nuk duhet ta neglizhojë. Takimet mund të jenë javore ose ditore, në varësi të specifikave të punës suaj. Por ato duhet të jenë të rregullta dhe të pashmangshme dhe të ndodhin të paktën një herë në javë.

Funksioni kryesor i takimeve të rregullta është të përgatisni shitësit tuaj për shitje, të shkëmbeni përvoja, të sillni ide të reja, të fitoni aftësi të reja, të keni një mentalitet fitues dhe të rrisni moralin.

Problemi kryesor me takime të tilla është se ato shpesh kthehen në mbledhje të mërzitshme, të cilat si shefi ashtu edhe vartësit i shërbejnë si një lloj detyre. I pari nuk di çfarë të re të tregojë dhe organizon takime të tilla thjesht sepse është e nevojshme ose shefi këmbëngul, dhe i dyti, duke mos parë përfitimin, e trajton atë si një të keqe të pashmangshme, duke humbur disponimin për punë produktive gjatë një kalimi të tillë. Rezultati është një humbje e kohës së çmuar dhe një humbje e pafrytshme e energjisë dhe emocioneve.
Por takimet janë vërtet të nevojshme. Nuk ke zgjidhje të drejtosh apo jo. Ka vetëm një përgjigje: duhet bërë.

Përfundim - ju duhet të keni çdo javë temë e mirë për takimin dhe kuptoni qartë se çfarë gjërash të reja mund t'u transmetoni shitësve tuaj për të përmirësuar punën e tyre. Ky është problemi i madh për shumë menaxherë shitjesh.
Asnjëherë nuk duhet të humbisni kohën e shitësve tuaj, por është gjithashtu e gabuar t'i mbingarkoni ata me informacion. Ju duhet të vendosni një ekuilibër të qartë midis produktivitetit të planifikuar dhe një mjedisi dhe atmosfere të rehatshme. Çelësi i suksesit në një ngjarje të tillë është ta bëni atë interesant, të dobishëm dhe pozitiv.

Dhe sot dua t'ju ofroj disa këshilla se si t'i bëni më efektive takimet e rregullta të ekipit të shitjeve.

Krijoni rregullore dhe emëroni një të moshuar, i cili do ta zbatojë rreptësisht këtë në mënyrë që mbledhjet të ecin me ritëm të mirë dhe të mos zvarriten për gjysmën e ditës së punës ose të mos shkojnë në natë nëse i mbani mbledhjet në mbrëmje.

Një fillim i mirë është gjysma e betejës. Nëse filloni një takim në orën 7-30 të mëngjesit, për të pasur kohë për të zgjidhur të gjitha çështjet para fillimit të ditës së punës, ofroni punonjësve tuaj kafe, blini një tortë ose një kuti çokollate. Kjo nuk do të shkatërrojë askënd, por do të krijojë një bazë të shkëlqyer - punonjësit tuaj do të fillojnë takimin brenda vendndodhje e mirë shpirti. Dhe situata do të jetë më pak e tensionuar.

Sigurohuni që të merrni kohë për të festoni sukseset e shitësve tuaj publikisht në takim - përgëzoni Ivanovin për përmbushjen e planit, duartrokitni të gjithë departamentin e Sidorovës sepse ajo më në fund përfundoi një transaksion të madh kompleks që ajo kishte bërë për disa muaj, festoni Petrov që i shiti Ivan Ivanovich një grumbull të madh të mallrave tuaja, megjithëse askush nuk mundi përpara se të afrohej me Ivan Ivanovich, sepse ai ishte klienti më kapriçioz dhe më i vështirë. Tregojuni shitësve se i vlerësoni sukseset e tyre dhe inkurajoni ata të arrijnë fitore të reja.

Sigurohuni që të tregoni një histori. Histori interesante Nga përvoja e shitjeve, çdo shitës me përvojë ka shumë në magazinë. Sigurisht, historia juaj duhet të ilustrojë diçka dhe të ketë një kuptim praktik. Duhet të jetë pozitiv dhe të zgjidhë një problem specifik të prodhimit.

Ftoni një folës të jashtëm në takimin tuaj. Kjo është shumë teknikë efektive dhe funksionon shkëlqyeshëm. Një person i jashtëm ngjall gjithmonë interes tek punonjësit dhe i lejon ata të bëjnë pak pushim nga rutina e zakonshme.

Kush mund të jetë një person i tillë?

Mundësia më e lezetshme është të ftoni klientin tuaj të rregullt dhe ta lini atë t'ju tregojë pse blen nga ju, çfarë i pëlqen në lidhje me produktin dhe kompaninë tuaj dhe t'u përgjigjeni pyetjeve nga shitësit tuaj. Kjo do t'u japë punonjësve tuaj një besim të jashtëzakonshëm në produkt dhe kompani. Në fund të fundit, nuk ka asgjë më të keqe se të dyshoni nëse dikush ka nevojë për produktin tuaj. Dhe shitësit kanë gjithmonë probleme të tilla kur diçka fillon të shkojë keq.

Ylli i ftuar në takimin tuaj mund të jetë më shumë sesa thjesht klienti. Ftoni shefin tuaj departamenti i prodhimit, le të flasë për produktin, çfarë gjërash të reja priten në linjën e produkteve në të ardhmen e afërt dhe çfarë po bëhet për të përmirësuar cilësinë e produktit. Nëse klientët ankohen për një produkt, kërkojini ata të dëgjojnë ato ankesa nga shitësit tuaj.

Telefononi CFO-në dhe lëreni të flasë për çmimin e produktit që ju shisni, strukturën e kostos, në mënyrë që shitësit të kenë një kuptim të asaj që çmim të lartë produkti nuk është pasojë e lakmisë së dikujt, por një realitet objektiv i bazuar në faktorët e tregut.

Telefononi drejtorin e marketingut dhe le t'ju tregojë se cilat aktivitete marketingu janë planifikuar në kompani për të promovuar produktin, markë tregtare dhe lehtësimin e punës së shitësve. Lëreni t'ju tregojë për avantazhet konkurruese të produktit tuaj. Ata zakonisht njihen për shitësit në skicë e përgjithshme, por përsëritja është nëna e të mësuarit. Siç tregon praktika, nuk është kurrë një ide e keqe t'i kujtosh shitësit për to.

Thirrni shefin e departamentit të dërgesave, le të flasë për atë që po ndodh në departamentin e tij, le t'u përgjigjet pyetjeve të punonjësve, veçanërisht nëse ka probleme me shpërndarjen dhe ka ankesa nga klientët.

Kaloni ditën tuaj të leximit: Tema e takimit tuaj mund të jetë diskutimi i asaj që shitësit tuaj po lexojnë në këtë profesion. A lexojnë literaturë profesionale nga ju? Shpresoj se nuk kam nevojë të shpjegoj pse është e nevojshme kjo? Ju duhet ta kontrolloni këtë çështje dhe takimi është një mjet i shkëlqyer kontrolli. Ata duhet patjetër të lexojnë libra dhe revista shitjesh për të përmirësuar gjendjen e tyre nivel profesional. Dhe detyra për takimin tuaj të ardhshëm mund të jetë vetëm kjo: secili duhet të tregojë në takim një teknikë shitjeje që lexoi në një libër ose revistë dhe përdor ose planifikon ta përdorë në punën e tij. Së pari, nuk duhet ta lexoni vetëm në mënyrë që gjithçka të zhduket nga koka juaj. Ju duhet të lexoni për të aplikuar. Dhe nëse e lexoni, madje ua tregoni të tjerëve, ju vetë mbani mend nga shkolla se një mësim i tillë mësohet më mirë. Pra, le të ofrojë secili disa nga truket e veta, le të lexojë diku dhe pjesa tjetër ta diskutojë, të gjejë të mirat dhe të këqijat e saj. Kjo është përsëri një përpjekje ekipore, e cila është shumë e mirë.

Lojërat me role nuk janë anuluar! Nuk ka trajnim më të dobishëm se sa shitjet e shara, ku njëri punonjës luan rolin e shitësit dhe tjetri rolin e blerësit. Dhe pastaj ekipi diskuton gabimet dhe sukseset...

Kryerja e seancave të stuhisë së ideve. Le të vijë secili në takim me problemin e tij që ka hasur në procesin e komunikimit me klientin, me kundërshtimin e tij për të cilin nuk ka mundur të gjejë përgjigje dhe të kërkojë përgjigje kolektive.
Ju gjithashtu mund të mendoni se si mund të shesim më shumë. Ndonjëherë në biseda të tilla lindin ide të mira, inkurajoni shitësit tuaj të krijojnë dhe të jenë krijues, kjo është në çdo rast një aftësi shumë e dobishme.

Ajo ngjalli një reagim të fuqishëm në mesin e lexuesve të tij. Disa nga klientët e mi pranuan se e njohën veten në historinë e treguar: ata thonë, artikulli është "me temën e ditës" dhe "jo në sy, por në sy". Duke marrë parasysh rëndësinë e temës së ngritur, doja ta vazhdoja atë dhe të flisja për pikat kryesore që janë të dobishme për t'u përmbajtur kur futni ndryshime në një kompani.

Në fakt, të tilla pika kyçe vetëm dy.

Së pari, është e rëndësishme të siguroheni që lajmet në lidhje me ndryshimet e planifikuara në kompani t'i komunikohen saktë stafit, dhe të mos bien jashtë syve ose të mos transmetohen në një formë të shtrembëruar përmes një "telefon të prishur" të brendshëm. Së dyti, përgatituni (para së gjithash, moralisht) për rezistencën e punonjësve ndaj inovacioneve (ky është një reagim i natyrshëm) dhe për zbatimin e masave jopopullore ndaj tyre (deri dhe duke përfshirë shkarkimet shembullore). Le të shohim më nga afër tezat e shprehura dhe veprimet tuaja të mundshme.

Pra, menjëherë pasi të keni vendosur për një strategji të re zhvillimi për kompaninë, të vendosni afate dhe kritere për suksesin e zbatimit të saj, zbatoni mbledhjen e përgjithshme me personelin e prekur nga këto ndryshime. Nëse kompania juaj është e vogël, mbajeni takimin personalisht - kjo do të forcojë autoritetin tuaj dhe do t'i japë më shumë rëndësi ndryshimeve që po zbatohen.

Gjatë takimit, tregoni punonjësve tuaj pse vendosët të bëni ndryshime, cila është gjendja aktuale e punëve në kompani dhe çfarë përballet kompania dhe të gjithë të pranishmit në veçanti nëse e shpërfillin këtë situatë. Më pas shpjegoni përfitimet dhe perspektivat për stafin nga risitë e planifikuara.

Në thelb, ju duhet t'u "shisni" punonjësve tuaj strategjinë e re të zhvillimit të kompanisë, në mënyrë që ajo të pranohet me besnikëri prej tyre dhe "të zërë rrënjë" në masën maksimale të mundshme. afate të shkurtra. Strategjia për një prezantim të tillë është shumë e ngjashme me atë që përshkrova. Në të njëjtën kohë, përpiquni të flisni për atë që është e rëndësishme dhe e vlefshme veçanërisht për punonjësit tuaj, dhe jo "për një kalë fizik në vakum". Me shumë mundësi, stafi juaj do të frymëzohet më shumë nga argumenti: "Tani do të keni mundësinë të bëni një karrierë në kompaninë tonë" sesa "Falë këtyre risive, kompania do të kursejë ndjeshëm në paga".

Personalisht, i dua luleshtrydhet dhe kremin, por për disa arsye peshqit preferojnë krimbat. Kjo është arsyeja pse kur shkoj për peshkim, nuk mendoj për atë që më pëlqen, por për atë që pëlqejnë peshqit. © D. Carnegie

Nëse ndryshimet që po planifikoni janë mjaft të mëdha, vendim i mirë do të vendosë një “periudhë tranzicioni” për ristrukturimin e personelit në “shina të reja”. Në varësi të natyrës globale të ndryshimeve, ju mund të përcaktoni periudhën nga 2 javë në një muaj.

Gjatë kësaj “periudhe tranzicioni” stafi do të duhet të veprojë në një mënyrë të re, në përputhje me të renë rregullat e vendosura(për rrjedhojë, kërkesa prej tij do të jetë sipas standardeve të reja), por në të njëjtën kohë, dënimet për gabimet e bëra do të jenë minimale ose edhe mungojnë.

Është shumë e rëndësishme që, krahas kësaj, të kujdeseni për trajnimin e punonjësve tuaj në standardet e reja të punës, në mënyrë që njerëzit tuaj të mos lihen në duart e tyre, por të marrin këshilla dhe përgjigje në kohë për pyetjet e tyre (kjo mund të jetë ose çdo ditë 10 - takime për planifikimin e minutave para fillimit të ditës së punës).

Në të njëjtën kohë, informoni stafin se nëse kanë afati Nëse nuk ka pyetje ose sqarime në lidhje me risitë, atëherë si parazgjedhje supozohet se punonjësit kuptojnë gjithçka. Prandaj, në fund të "periudhës së tranzicionit", justifikimet në lidhje me kryerjen e pahijshme të punës si "nuk e kuptova si ta bëja siç duhet" nuk pranohen dhe llogariten si gabime dhe shkelje (me të gjitha pasojat që pasojnë).

Tjetra hap i rëndësishëm- është të siguroheni që çdo punonjës të jetë mjaftueshëm i njohur me "rregullat e reja të lojës". Shtypni standardet e reja (ose, si mjet i fundit, procesverbalin e mbledhjes) dhe jepini të gjithë të pranishmëve kundër nënshkrimit, si dhe caktoni një afat që punonjësit të studiojnë plotësisht dokumentet e ofruara.

Merrni parasysh dënimet për qëndrim të pandershëm ndaj detyrës së caktuar: nga një qortim i futur në dosjen tuaj personale deri në një gjobë. Sigurohuni që të monitoroni zbatimin e urdhrave tuaja, përndryshe vartësit tuaj do të kuptojnë shpejt se nuk është e nevojshme të zbatoni urdhrat tuaja dhe "asgjë nuk do t'u ndodhë atyre" për këtë. Prandaj, ata do të funksionojnë "në mënyrën e vjetër" dhe përpjekjet tuaja për të bërë ndryshime në kompani do të zhyten në harresë.

Pra, deri në datën e caktuar, ju mund të organizoni testimin e stafit për njohuritë e standardeve të reja të punës dhe të vendosni një "periudhë korrigjimi" prej 1-2 ditësh për ata punonjës që nuk e përfunduan ose bënë një punë të dobët me detyrën. Pas kësaj, kryeni testime të përsëritura dhe zbatoni masat e duhura ndëshkuese ndaj atyre që injoruan urdhrin tuaj këtë herë, pavarësisht nga meritat e kaluara të "shkelësve".

Rezistojini tundimit për të kufizuar veten në bindje dhe/ose thjesht "qortim". Praktika tregon se besimet verbale nuk ndihmojnë, dhe çdo herë njerëzit do të shpresojnë se "ndoshta do të kalojë". Përcillni seriozitetin e qëllimeve tuaja duke ndëshkuar me një rubla. Ose edhe duke u thënë lamtumirë punonjësve jo besnikë. Shpesh 1-2 shkarkime të rëndësishme janë të mjaftueshme që të tjerët të fillojnë papritur të kenë sukses dhe ankesat dhe pakënaqësitë avullojnë vetë. Për më tepër, në shumicën e rasteve, mësimi i një personi të ri "nga e para" është shumë më i lehtë sesa rikualifikimi.

Nëse lini punonjës "të pabindur" në kompani, atëherë, së pari, do të jetë një "shembull i keq" për pjesën tjetër, dhe së dyti, këta "trojanë" nga brenda mund të shpërbëjnë aq shumë ekipin sa që atëherë do të detyroheni të zëvendësoni plotësisht. gjithë stafin.

“Unë kam një ekip drejtues. Mes tyre ka një person që dëshiron të marrë në dorë skuadrën, por nuk e bën hapur, por në heshtje... Kur ajo ka Humor i keq, ajo e prish për menaxherët e tjerë. Kur jam i pranishëm në këto momente, ajo hesht dhe nuk thotë asgjë, por i pëlqen të flasë pas shpine dhe të shkojë në heshtje duke u ankuar. Për shkak të këtij menaxheri, u shkarkuan shefi i mëparshëm i departamentit të shitjeve dhe tre menaxherë. Ajo punon këtu për një kohë të gjatë, rreth 4 vjet. Prandaj, tani për tani ajo ka një atu të fortë - ajo punon për një kohë të gjatë. Unë bëra një analizë të punës së saj - të gjithë klientët e menaxherëve të shkarkuar u transferuan tek ajo, ajo përballon punën e saj, e bën atë profesionalisht, por në në nivel personal Po e shkatërron ekipin, po shkakton kaos dhe vazhdimisht duhet të stresohesh për këtë dhe të përpiqesh të zbulosh disa çështje që lidhen me punën.” © Nga bisedat private me menaxherët

Mos harroni: një tumor kanceroz duhet të hiqet në kohën e duhur. Mos kini frikë të jeni "i keq". Jo, sigurisht që nuk ju inkurajoj të bëheni tiran. Unë jam vetëm duke mbrojtur për kërkesa po aq të drejta për çdo punonjës të kompanisë.

Ju mund t'i doni ata që porositni, por nuk mund t'u tregoni atyre për këtë. © Antoine Saint-Exupéry

Në fund të fundit, ky nuk është një klub i juaji. Ju paguani njerëzit për të punuar sipas rregullave që vendosni. Për më tepër, këto rregulla mund të ndryshojnë në varësi të në mënyrë të njëanshme. Dhe nëse i lejoni punonjësit t'ju "shtyjnë" dhe t'i ndryshojnë rregullat "për veten e tyre", në një mënyrë që është e përshtatshme për ta, mund të përfundoni duke marrë një rezultat krejtësisht të ndryshëm nga ai që prisnit të shihni kur keni filluar të gjitha këto ndryshime.

Duket thjesht si "në rregull, le të dorëzohemi pak këtu", "le të ulim kërkesat këtu", "dhe kjo mund të mos jetë aspak e nevojshme". Në fakt, vetëm respektimi i patëmetë i rregullave është çelësi për të marrë vazhdimisht rezultate.

Dëshironi të piqni torte e shijshme– respektoni rregullat (recetën): rrihni vezët veçmas, shtoni saktësisht 200 gr miell, piqini saktësisht 60 minuta dhe vetëm në temperaturën 200 gradë.

Nëse doni të shkoni nga pika A në pikën B, ndiqni rregullat trafiku: qëndroni në korsinë e djathtë të rrugës, ndaloni në semaforët e kuq, mos parakaloni në rrugën e fortë.

Nëse dëshironi të humbni peshë, ndiqni rregullat e një stili jetese të shëndetshëm: konsumoni më pak kalori sesa shpenzoni, luani sport, hani më shumë perime dhe fruta dhe më pak ushqime të yndyrshme dhe të ëmbla, etj.

Imagjinoni se çfarë rrëmujë do të ishte nëse të gjithë shoferët do të vozisnin jo ashtu siç duhej, por si të donin? Çfarë ndodh nëse vendosni kripë në kek në vend të miellit? Apo shtoni jo 200 gr miell, por gjysmë kilogrami? Apo piqni jo 60 minuta, por vetëm 6? A do të merrni rezultatin që prisni?

Pra është këtu. Nëse jeni të vendosur të futni ndryshime në kompani, veproni, pavarësisht se çfarë, kërkoni rreptësisht nga stafi që të respektojë të gjitha pikat siç synohet. Dhe pa keqardhje, thuaj lamtumirë atyre që "nuk ishin në të njëjtën rrugë" me ty. Përndryshe, koha juaj dhe burimet e tjera të shpenzuara për zhvillimin e një strategjie të re do të harxhohen dhe karroca do të mbetet në të njëjtin vend. Kjo do të thotë që ju do të vazhdoni të humbni fitime.

Grumbullimet duhet të jenë si erëzat e spërkatura në një pjatë. Shumë erëza e prish gjellën. Shumë takime shkatërrojnë moralin dhe motivimin e përfaqësuesve të shitjeve.

Këtu janë 5 këshilla që mund të përdorni për t'i bërë takimet tuaja më efektive.

1. Keni një axhendë dhe qëllim të qartë për takimin.

Përgatituni për takimin si një takim biznesi ku keni një qëllim të qartë dhe të përcaktuar. Mendoni për përfaqësuesit e shitjeve si partnerë biznesi me të cilët dëshironi të bëni një marrëveshje biznesi.

Shembull i fillimit të një takimi:

“Na është ngarkuar detyra që të rrisim vëllimet e shitjeve duke rritur efikasitetin e punës në itinerar mbi 75%. Cili është efikasiteti i punës në një rrugë, dua t'ju tregoj video e shkurtër(Shfaq këtë videoklip deri në 1:14).

Pas kësaj, tregoni qëllimin e takimit: "Qëllimi i takimit të sotëm është të planifikoni detyrat e synuara për çdo ditë përgjatë rrugës suaj për janar 2016 (4 javë).

2. Programoni oraret e takimeve

A e dini se çfarë ju acaron më shumë kur takoheni? Nuk është e qartë se kur do të përfundojë e gjithë kjo. Sigurohuni që të ketë një kohëzgjatje të qartë për takimin. Kjo do ta bëjë atë më produktive, sepse të gjithë do ta kuptojnë se koha po mbaron. Vendosni një kohë për secilën pyetje dhe ndiqni atë kohë.

Shembull:

Programi për sot:

Bini dakord për një plan për numrin e vizitave në ditë për një periudhë prej 4 javësh - nga 4 janari deri më 31 janar 2016. Koha - 1 orë.
Planifikoni koeficientin për rritjen e efikasitetit të punës në itinerar bazuar në performancën e kaluar për çdo ditë. Koha - 30 minuta.
Përgjigjet për pyetjet e zakonshme. Koha - 20 minuta

3. Ftoni vetëm njerëzit e duhur

Është shumë e zakonshme që i gjithë ekipi i shitjeve të ftohet në takime, edhe pse kjo mund të mos i shqetësojë. Shpesh, për të zgjidhur një gabim, një nga përfaqësuesit e shitjeve ftohet në një takim të të gjithëve si masë edukative. Shmangni këto lloj takimesh për të gjithë. Vlerësoni kohën e secilit person dhe ftoni vetëm ata që duhet të jenë në takim.

Në shembullin tonë, ftoni në takim vetëm ata përfaqësues të shitjeve, performanca e rrugës së të cilëve është më e ulët normë e vendosur, le të themi nën 75%. Shtypni reklamën dhe vendoseni në tabelën e buletinit:

E dini sa shumë nuk na pëlqen të marrim pjesë në mbledhje. Kjo praktikë e mbajtjes së takimeve të tilla është edhe edukative. Përfaqësuesit e shitjeve do të mendojnë: "Më mirë do të bëj objektivin 75% dhe të mos shkoj në një takim që do të marrë 2 orë nga koha ime, veçanërisht në një fundjavë."

Por ka takime në të cilat të gjithë përfaqësuesit e shitjeve duhet të inkurajohen të marrin pjesë. Për ta bërë këtë, krijoni një reklamë që do t'i inkurajojë ata të vijnë tek ajo.

Për shembull:

4. Jepini të gjithëve një mundësi për të folur.

Janë kryer studime që tregojnë se në takime më shpesh flasin vetëm menaxherët. Tregoi se kjo shkatërron aftësinë për të inovuar në një kompani sepse vetëm menaxheri ka ide. Ofroni mundësi për stafin për të shprehur idetë e tyre dhe për të shkëmbyer informacion. Kur një person ndihet i vlerësuar, ai ka një nxitje shtesë për t'u mbledhur.

Shembull:

“Kemi përzgjedhur 20 artikuj që i sjellin kompanisë 50% të fitimit bruto. Nga kjo listë do t'ju duhet të zgjidhni 5 artikuj specifikë që do t'i caktohen secilës shitore si standard porosie për asortimentin.

Do të doja të dëgjoja mendimin tuaj se cilat pozicione caktohen më mirë për secilin segment të shitjes me pakicë dhe cilat pozicione duhet të zgjidhen për pikat e shitjes me pakicë "komplekse".

5. Përdorni programe për të gjurmuar detyrat

Shpesh, mbahen takime për të zbuluar rezultatet e përfaqësuesve të shitjeve për ditën aktuale dhe për të zbuluar arsyet e mungesës së porosive dhe pagesave për pikat e shitjes me pakicë. Por kjo mund të zbulohet nga distanca nëse keni kontroll të automatizuar të rezultateve të ndërmjetme dhe përfundimtare për ditën për secilën rrugë. Kjo do të shpëtojë nga takimet e panevojshme në mëngjes dhe në mbrëmje, dhe më e rëndësishmja, do të rrisë efikasitetin e përfaqësuesve të shitjeve.

Njoftojmë se takimi do të fillojë në orën 14:00 dhe nuk do të fillojë deri në orën 14:10. Programoni një takim për 10:13 dhe punonjësit do t'ju marrin fjalë për fjalë.

Cyril Northcote Parkinson

Në këtë rishikim: si të zhvillohet një takim efektiv, cilat janë kriteret për efektivitetin e takimeve. Do të diskutohen gjithashtu fazat dhe rregullat kryesore, të cilat do të ndihmojnë në zhvillimin e një takimi me cilësi të lartë dhe arritjen e qëllimeve tuaja.

Për të përcaktuar efektivitetin e takimeve, bëni një eksperiment. Shkruani me kujdes të gjitha pyetjet me të cilat ju drejtohen vartësit (në individualisht, Nga email). Numëroni numrin e kërkesave. Mendoni se cila nga këto çështje mund të zgjidhet një herë në një takim dhe llogaritni sa kohë do të kurseni.

Ndërsa teknika e takimit tuaj përmirësohet, numri i thirrjeve të tilla "shqetësuese" me siguri do të ulet.

Në shumë organizata, takimet nuk konsiderohen si një mjet pune për të kryer detyrat e përditshme. Në thelb, mbledhjet zhvillohen në mënyrë kaotike, herë pas here, ato nuk përgatiten dhe udhëheqësi nuk di t'i udhëheqë ato. Prandaj, shumë pjesëmarrës në takim e perceptojnë informacionin gabimisht ("nuk dëgjova", "nuk e kuptova", "harrova"), zgjidhjet e nevojshme nuk pranohen (lihen mënjanë dhe varen), madje edhe nëse pranohen, shpeshherë nuk zbatohen.

Statistikat thonë këtë: “Kur menaxherët fillojnë të mbajnë takime me vartësit e tyre, ata fillimisht nuk u japin atyre me rëndësi të madhe dhe mos prisni shumë prej tyre. Por sa më gjatë të mbajnë mbledhje, aq më të dobishme bëhen. Së pari, ata në këtë mënyrë "shpëtojnë" 90% të rutinës. Menaxherët nuk kanë nevojë të kontrollojnë punonjësit aq fort - rezultatet flasin vetë, dhe ky është një nxitje e madhe për stafin. Takimet ndihmojnë në përmirësimin e punës së Kompanisë dhe menjëherë bëhet e qartë se çfarë duhet bërë më pas.

Por në mënyrë që takimet të funksionojnë vërtet, duhet të merrni parasysh shumë hollësi të sjelljes së tij.

Një udhëheqës me përvojë e di se takimet krijojnë organizim. Me ndihmën e tyre, ju mund të ruani lidhjet brenda Kompanisë dhe të zbatoni vendimet e marra, të kontrolloni shkallën e përparimit drejt qëllimeve dhe të prishni barrierat midis punonjësve. Nëse nuk mbani takime me vartësit tuaj, atëherë do të lindë problemi i thashethemeve, gjë që çon në përçarje dhe pasiguri midis punonjësve për të ardhmen, dhe më pas në humbjen e kontrollit.

Një takim i organizuar dhe i organizuar mirë ju lejon të:

zgjidh menjëherë problemet aktuale brenda ekipit;
motivimi i stafit për zbatimin e planit;
mbledhin opinione dhe testojnë ndryshimet e planifikuara;
formoni një ekip nga një grup;
ta çojë kompaninë përpara sa më shpejt të jetë e mundur dhe me kosto minimale;

Fatkeqësisht, universitetet nuk mësojnë se si të zhvillohen takimet në mënyrë korrekte...

Ne do t'ju prezantojmë me disa nga gabimet më të zakonshme gjatë takimeve dhe si t'i korrigjoni ato në këtë përmbledhje.

Ekzistojnë 3 pika kryesore që duhen marrë parasysh gjatë mbajtjes së takimeve:

GJATË
dhe PAS mbledhjes.

Çfarë duhet bërë PARA takimit?

1. Identifikoni disa lloje takimesh që do të mbani rregullisht. Përcaktoni rregulloret e tyre dhe zbatojini ato sipas planit. Derisa të takoheni rregullisht, ekipi juaj nuk do të zhvillohet.

2. Takimet e paparalajmëruara shkaktojnë biseda të panevojshme, ankth e ndonjëherë edhe frikë tek administratorët. Organizoni takime të tilla jashtëzakonisht rrallë, vetëm në rast "zjarri". Në takimet urgjente, trajtoni vetëm një çështje. Takimet e urgjencës duhet të jenë të shkurtra (përpiquni t'i mbani ato në një maksimum prej 45 minutash, edhe nëse keni nevojë të zgjidhni një çështje komplekse dhe të vështirë). Formuloni dhe komunikoni qartë paraprakisht: qëllimin e takimit, pjesëmarrësit, kohën nga ... në ..., vendin. Lërini punonjësit të mos mblidhen në mënyrë të panevojshme, por me qetësi të shkojnë në biznesin e tyre kryesor, domethënë të fitojnë para.

3. Është jashtëzakonisht e vështirë të përgatitesh për çdo takim. Ku mund të gjej kohë për këtë? Prandaj, është optimale ta bëni atë një herë Rregulloret e mbledhjeve, në të cilën shkruani gjithçka aspekte të rëndësishme: shpeshtësia e takimit (mujore/javore), koha dhe vendi i takimit, pjesëmarrësit, pyetjet për takimin. Tani nuk duhet të përgatisni një takim, por vetëm informacione për secilën çështje.

4. Dyfishimi i informacionit në takime të ndryshme shkakton pakënaqësi të përgjithshme midis administratorëve - të gjithë e vlerësojnë kohën e tyre. Konsideroni vetëm çështje të ngutshme. Mos e përsërisni veten - bëni përgjithësime dhe referenca. Vendosni gjithçka që mundeni në tabelë në një formë vizuale - tabela, grafikë. Atëherë nuk do t'ju duhet ta lexoni atë, mund të kaloni menjëherë në analizë. (Përveç kësaj, sipas disa vlerësimeve, deri në 55% e njerëzve janë nxënës vizualë dhe perceptojnë informacione të reja keq - jo më shumë se 7% e të gjithë informacionit).

5. Krijoni një formular raporti, për të cilin të gjithë do të raportojnë.
Së pari, të gjithë do të dinë saktësisht se çfarë duhet të thonë dhe do t'i përgatisin numrat paraprakisht.
Së dyti, do të mund ta shihni këtë raport paraprakisht, që do të thotë se mund të përgatiteni për takimin dhe të analizoni informacionin, të nxirrni përfundime dhe të mendoni me vendime.
Së treti, informacioni do të mbetet për historinë/statistikat, gjë që është e paçmuar për biznesin.
Për pyetjet që nuk janë të rregullta, përgatitini informacione veçmas.

6. Mendoni me kujdes se çfarë doni të arrini për secilën çështje dhe si saktësisht do ta bëni atë. Nëse është e mundur, thuani tekstin vetes ose dikujt tjetër. Pastroni fjalë shtesë. Flisni qartë dhe thjesht. Jini të përgatitur çdo herë - kjo do t'ju kursejë kohë juve dhe punonjësve tuaj.

Çfarë duhet bërë GJATË takimit?

1. Nëse dikush nuk është në mbledhje, sigurohuni që të ketë një mënyrë që ai të dijë se çfarë vendimesh janë marrë. Në fillim të takimit, caktoni një person përgjegjës për të shkruar pikat dhe detyrat kryesore.

2. Mësoni vetëdisiplinën, zhvilloni rregullat e takimit dhe mos u dorëzoni ndaj tundimeve dhe “impulseve krijuese”. Është më mirë të mos humbisni takimet: nëse takimi javor përkon me një festë, ricaktoni atë për një ditë tjetër dhe informoni për këtë në takimin e mëparshëm.
Gjithmonë filloni në kohë! Asnjëherë mos prisni askënd - "anija niset saktësisht në orar." Kjo është mënyra e vetme që ju mund t'i mësoni të gjithë të mblidhen saktësisht sipas Rregullave.
Nëse është koha për të ndryshuar Rregullat, bëni ndryshimet me shkrim, njoftoni të gjithë për këtë dhe jetoni përsëri sipas Rregullave.

3. Mos lejoni që folësi të devijojë nga Rregullat. Ndërprisni menjëherë: “Koha juaj ka mbaruar. Ju keni devijuar nga tema”. Udhëheqja e mbledhjes sipas kësaj procedure: u ngrit pyetja, të gjithë raportuan, problemi u identifikua, të gjithë folën. Menaxheri e përmblodhi dhe pyeti: “A ka pyetje dhe mendime të tjera për këtë artikull? Nr. Le të vazhdojmë”. Pjesëmarrësit duhet gjithashtu të mësohen se si të marrin pjesë në takime me kompetencë.
Së pari ju duhet të shpjegoni rregullat e lojës dhe më pas t'i ndiqni ato: ndërprisni folësit, jepni një vlerësim të shkurtër dhe të përmbledhur të informacionit dhe çështjeve.

4. Nëse në takim ka një atmosferë të mërzitshme dhe të mërzitshme, atëherë ndoshta po diskutohen çështje të parëndësishme - çështjet e rëndësishme përfshijnë të gjithë. Ose vartësit tuaj janë të mbyllur, nuk ju besojnë, kanë frikë të shprehin mendimin e tyre. Ose ndoshta të gjithë janë thjesht të lodhur.
Monitoroni gjithmonë gjendjen shpirtërore të të pranishmëve. Reagoni shpejt ndaj situatës. Mundohuni të qetësoni situatën duke bërë shaka. Lërini pjesëmarrësit të buzëqeshin - dhe çështjet do të zgjidhen më shpejt.

5. Çdo pjesëmarrës duhet të flasë. Udhëheqësi fillon dhe përfundon takimin - përfitoni sa më shumë nga këto momente. Të gjithë duhet të kenë një "fjalë" si për çështjet aktuale ashtu edhe për ato zhvillimore. Përgjigja e një folësi nuk duhet të kalojë 3-5 minuta. Përfshirë Liderin.
Si rezultat, të gjithë përfshihen dhe marrin pjesë aktive në zgjidhjen e çështjeve.

6. Lëreni secilin punonjës të raportojë rezultatet e tij në mënyrë të pavarur.

7. Lërini të gjithë të flasin së pari, përfshijini ata në diskutim, kërkoni mendimin e të gjithëve.

8. Udhëheqësi duhet të dijë se kur dhe si të lavdërojë dhe qortojë siç duhet, të inkurajojë dhe ndëshkojë, dhe takimi është më i vendin e duhur për këtë. Merrni informacione përpara takimit dhe përgatitni mendimin tuaj, dhe nëse është e nevojshme, kjo do t'ju ndihmojë të përgjigjeni shpejt ndaj fakteve dhe të keni menjëherë ndikimin e dëshiruar në ekip. Ndonjëherë nuk është e mundur të përgatitesh paraprakisht, por duhet të reagosh shpejt, duke lënë mënjanë pyetjen dhe duke thënë: "Unë do të mendoj për këtë" nuk është e mundur. Mënyra më e lehtë për të zgjidhur këtë problem teknologjikisht është krahasimi i shifrave për periudhën e mëparshme me rezultatet e fundit. Duhet të ketë vetëm rritje. Kushdo që është i gjatë është një djalë i madh. Ata që nuk kanë gjatësi u jepet një sinjal i kuq. Ju mund të kërceni nga plani: "A po e arrijmë atë? Si mund ta rrisim performancën tonë?"

9. Nëse papritmas në një mbledhje lind nevoja për të diskutuar një çështje të papërgatitur dhe për të marrë një vendim me nxitim në vetë mbledhjen, atëherë do ta shtyni diskutimin dhe, aq më tepër, miratimin e një vendimi. Më së shumti që mund të bëni është të dëgjoni mendimet e pjesëmarrësve të tjerë, nëse kjo është gjithashtu e rëndësishme për ta. Shkruani pyetjen që të mos harroni. Kthehuni në të pas takimit dhe vendosni se çfarë të bëni me të.

10. Përdorni mjetin e ekzekutimit me kujdes ekstrem - Fuqia e tij është shumë e madhe, mund ta ktheni kundër vetes. Nëse nuk mund të mos qortoni, jepjani më të fortit. Pjesa tjetër do të kuptojë gjithçka vetë. Asnjëherë mos i qortoni të gjithë menjëherë, në mënyrë që të mos bëheni në opozitë me ekipin. Është shumë më efektive të kryhen "përmbledhje" sipas skemës: "Ne bëmë një gabim, e bëmë këtë, dhe kjo është ajo që çoi në këtë. Si do ta korrigjojmë situatën dhe si do ta parandalojmë që kjo të ndodhë herën tjetër?”

11. Rezultati i çdo takimi duhet të jetë veprime, vepra specifike, përndryshe nuk ka kuptim të mblidhemi. Deri në fund të takimit, të gjithë duhet të dinë se çfarë dhe si duhet të bëjnë për të zbatuar vendimet e marra. Detyra e menaxherit është të kontrollojë nëse përgjegjësit kanë marrë në të vërtetë përgjegjësinë dhe janë të gatshëm të zbatojnë detyrat e caktuara.

Për ta bërë këtë, bëni një vlerësim të rrezikut, pyesni secilin pjesëmarrës: "Çfarë mund t'ju pengojë të arrini qëllimet tuaja? Çfarë rreziqesh shihni? Nëse është e pamundur të merret një vendim në kuadër të këtij takimi, thuaj se ku dhe kur do të merret dhe kush është përgjegjës për të.

Çfarë duhet të bëni PAS takimit?

2. 1. Pas largimit nga takimi, pjesëmarrësit duhet të kenë një kuptim të qartë të gjendjes së punëve në Kompani dhe çfarë duhet të bëjë çdo individ për të ecur drejt një qëllimi të përbashkët dhe personal. Lërini gjurmë dokumentare pas mbledhjes: caktoni dikë përgjegjës për mbajtjen e procesverbaleve të mbledhjes, lëreni të shkruajë vendimet e marra. Vendimet e marra, kontrolluar, zbatuar. Nëse i keni lejuar vetes të “ngadalësoni” zbatimin tuaj zgjidhjet e përgjithshme, atëherë pse dikush do të merrte vendime të ndryshme të mbledhjeve herën tjetër? Mos e mbani mbledhjen tjetër, pushoni njerëzit - shkoni zbatoni vendimet e marra.

3. Menaxheri duhet të analizojë gabimet e tij pas takimit. Rishikoni sërish planin e takimit. Përsëriteni në kokën tuaj se si e keni bërë atë. Shkruani rekomandime për veten tuaj

Sa shpesh keni nevojë të mbani takime me punonjësit tuaj? Çfarë mendoni ju? Nga çfarë varet kjo?

"Debriefing" mbi problemet tipike është mjaft i përshtatshëm për t'u bërë në takime mujore, nëse keni takime të tilla, nëse keni nevojë urgjente për të përcjellë tek punonjësit informacione në lidhje me çdo ndryshim në Kompani, ju mund t'i transmetoni këto ndryshime në mënyrë elektronike.

Ka një tjetër mënyrë interesante Mënyra më e mirë për të kontrolluar cilësinë e takimeve tuaja është të zbuloni se si ndihen ata që mungojnë për këtë. Pse nuk ishin në takim? Ata ishin të mërzitur që humbën takimin dhe po pyesnin me përpikëri të pranishmit se çfarë u kishte kaluar. Apo kishin gjëra më të rëndësishme për të bërë? Nxirrni përfundimet e duhura.

Mos harroni se rregullat e takimeve gjithashtu duhet të ndryshohen rregullisht. Kjo vlen si për çështjet e diskutuara ashtu edhe për shpeshtësinë e takimit. Vartësit tuaj rriten, mësojnë të punojnë: raportoni dhe zgjidhni çështjet. Ulni gradualisht kohën e kaluar për të rishikuar situatën aktuale. Rritni kohën për zgjidhjen e çështjeve dhe, natyrisht, për zhvillimin e tyre. Ritmi javor do t'ju lejojë të përfundoni detyrat në kohë për takimin. Ata kërkojnë kohë, por puna aktuale askush nuk e anuloi.