Дебиторская задолженность — это сумма долгов, причитающихся компании со стороны других компаний или физических лиц, возникшая в результате хозяйственных взаимоотношений. В бухгалтерском учёте относится к оборотным активам компании. Грамотное управление дебиторской задолженностью способствует увеличению объёма реализации продукции и содействует финансовой устойчивости организации.
Существует два вида дебиторской задолженности:
- за товары и услуги, срок оплаты которых не наступил;
- за товары и услуги, не оплаченные в срок (ожидаемая в срок, труднореализуемая, сомнительная, безнадежная).
Взыскание дебиторской задолженности
Право на получение дебиторской задолженности относится к имущественным правам компании. Взыскание дебиторской задолженности производится одним из двух способов:
- в досудебном порядке путём составления и отправки должнику обоснованных претензий;
- через арбитражный суд (если должник — юридическое лицо или предприниматель) или суд общей юрисдикции (если должник — физическое лицо), с соблюдением претензионного порядка и при наличии доказательственной базы (документов, подтверждающих факт задолженности).
Истекший срок исковой давности дебиторской задолженности
Под исковой давностью понимают срок, установленный законодательством для защиты нарушений прав в судебном порядке. Общий срок исковой давности составляет 3 года с момента начала нарушения прав компании. В некоторых случаях он может быть увеличен или его отсчёт может быть прерван и начат заново. Дебиторская задолженность с истекшим сроком давности считается безнадёжной и подлежит списанию. В последний день отчётного периода, в котором истёк срок давности дебиторской задолженности, компания включает её во внереализационные расходы.
Погашение дебиторской задолженности
Погашение дебиторской задолженности происходит если должник рассчитался с компанией. Расчёт может проводиться добровольно или в судебном порядке. Дата погашения должна быть чётко указана в договоре между компанией и дебитором. Если такого указания нет, датой погашения считают семидневный срок после направления должнику требования. Анализ, контроль и планирование погашения дебиторской задолженности позволят снизить её объёмы и обеспечить финансовую устойчивость компании. Обычно такие функции выполняют финансовые службы компаний.
Расчёт дебиторской задолженности
Для контроля и анализа финансового состояния предприятия выполняют расчёт дебиторской задолженности на конец отчётного периода. Её сумма определяется по формуле: дебиторская задолженность на конец прошлого периода плюс стоимость отгруженного товара минус сумма поступлений средств от реализации продукции. Помимо расчёта суммы дебиторской задолженности, для анализа определяют дополнительно такие её показатели, как оборачиваемость, рыночная стоимость, период сбора, а также определяют её структуру.
Списание дебиторской задолженности
Если должник не погасил дебиторскую задолженность, то производится её списание:
- по истечении срока исковой давности;
- при освобождении кредитором должника от обязательств;
- в случае невозможности исполнения обязательств, в случае, если она вызвана обстоятельствами непреодолимой силы (изменения в законодательстве, стихийные бедствия и прочее);
- ликвидации дебитора.
Списание дебиторской задолженности производится в конце отчётного периода после проведения инвентаризации, на основании приказа руководителя. Задолженность включается во внереализационные расходы предприятия.
Срок дебиторской задолженности
Срок погашения обязательств должника определяется договором. На следующий день по истечении этого срока, дебиторская задолженность считается просроченной. Кредитор может направить должнику претензию или обратиться в суд для взыскания средств. Если договором предусмотрена пеня или другие штрафные санкции, начинается их начисление. При обращении в суд, в исковом заявлении указывается основная сумма долга и сумма начисленных штрафов. Если погасить задолженность в отведенный законом срок не удалось, она может быть списана в установленном порядке.
Совет от Сравни.ру: Компаниям необходимо контролировать размер дебиторской задолженности, вырабатывать чёткие правила работы с должниками, предельные размеры кредитов.
ДЗ является одним из наиболее ликвидных активов любой компании. Поэтому фирма может ее реализовать, передать, обменять на имущество, продукцию, результат оказания услуг или выполнения работ. Также следует учитывать, что при больших суммах отсроченных платежей может случиться недостаток финансирования самой организации.
Большую часть «дебиторки» составляют неоплаченные счета (или счета к получению) за поставленную продукцию. Но есть и специфический элемент — это векселя к получению, являющиеся, по сути, коммерческими ценными бумагами.
Виды ДЗ
Существует две группы статей в разделах баланса актива:
- Краткосрочная ДЗ — погашение ожидается в течение года после отчетной даты.
- Долгосрочная — более чем через 12 мес., соответственно.
В зависимости от того, каким образом образовалась ДЗ, можно выделить 3 вида
- Нормальная. Возникает в ходе выполнения производственных задач предприятия и обусловлена действующими формами расчетов. При функционировании организации в обычном режиме оплата происходит в течение одного месяца.
- Допустимая. К этой категории относятся авансы за покупку с/х продукции, претензии к подрядчикам за недопоставку материала, задолженность подотчетных лиц, и подобные негативные примеры.
- Неоправданная. Может возникнуть вследствие нарушения дисциплины, как расчетной, так и финансовой. Также причиной долгов могут стать недостатки ведения учета, недостачи, хищения.
ДЗ можно также подразделить на
- Реальную, которую наверняка дебиторы смогут вовремя погасить.
- Спорную, которую предприятие может погасить с помощью судебных разбирательств.
- Безнадежную, перспективы оплаты которой фактически равны нулю. Когда истекут сроки исковой давности, необходимо будет «дебиторку» списать в убыток.
Если рассматривать ДЗ в качестве объекта учета по сроку платежа, то она бывает
- Отсроченной, срок погашения которой пока еще не настал.
- Просроченной, по которой уже наступил срок исполнения обязательств.
Страхование ДЗ
Механизм страхования «дебиторки» заключается в следующем:
- Организация и страховая компания заключает соглашение. В нем должны быть определены и четко прописаны ключевые условия договора страхования. Сюда включается полный перечень страховых случаев, порядок оценки финансового положения дебиторов.
- Фирма-страховщик совместно со страхователем определяют состав и объем дебиторской задолженности, которая будет подлежать страхованию. Важно учесть, что страховая не застрахует ДЗ в целом, а в обязательном порядке оценит риски неоплаты по каждому клиенту страхователя.
- Если страховой случай все-таки наступает, тогда страховщик выплачивает предприятию-страхователю сумму застрахованной ДЗ за минусом той части суммы долга, которая будет списана в расходы последнего. После этой процедуры уже непосредственно к страховой переходят все права требования по долгу.
Перед заключением такого соглашения предприятию все же рекомендуется сопоставить предстоящие расходы и возможную выгоду от данного вида страхования.
Можно сделать выводы, что для обеспечения конкурентоспособных коммерческих условий для своих контрагентов (дебиторов) организации следует найти на период отсрочки дополнительный способ финансирования собственных расходов. Это наиболее рациональный подход, ведь увеличение либо уменьшение сумм ДЗ оказывает колоссальное влияние и на оборачиваемость капитала, вложенного в текущие активы, и, как следствие, на общее финансовое положение организации в целом.
Многие лица, осуществляющие финансово-экономическую деятельность, сталкиваются с необходимостью вести определенную правовую работу с контрагентами, направленную на погашение последними задолженности.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Возникновение обязательств обычно происходит при отсрочке платежа – покупатели могут как внести оплату в срок, так и просрочить обязательства.
Особенности
Погашение дебиторской задолженности – это процедура выплаты долгов контрагентами, которые возникли в результате правоотношений (поставка товаров, исполнение услуг или работ).
Сторонами отношений выступают:
- должник (он же дебитор, неплательщик);
- кредитор (он же взыскатель).
Несмотря на то, что прямым ответчиком в споре является та организация, которая просрочила оплату по договору, законодательство регламентирует возможность привлечения к ответственности и других лиц, которые не принимали непосредственного участия в сделке, но так или иначе имеют отношение к дебитору.
К примеру, при банкротстве предприятия к субсидиарной ответственности могут быть привлечены учредители (в том случае, если действия последних привели к ликвидации), головная организация (при банкротстве филиального подразделения) и др.
Процедура погашения делится на несколько этапов:
- выявление задолженности контрагента – для этого проводят инвентаризацию (как плановую, так и внеплановую), в результате которой будет определена точная сумма долга;
- направление контрагенту претензионного письма, в котором содержатся требования о досудебном урегулировании вопроса;
- если должник не принял соответствующих мер к погашению на досудебном этапе, начинается подготовка к судебному разбирательству – подготовка искового заявления и документов, удостоверяющих проведение сделки;
- определяется рыночная стоимость дебиторской задолженности;
- суд выносит положительное или отрицательное решение о взыскании;
- дело передается к судебным приставам, которые запускают исполнительное производство.
Дебиторка классифицируется на следующие разновидности:
- нормальная;
- просроченная;
- безнадежная.
Если задолженность уже относится к просроченной, следует принимать меры к контрагенту, пока она не перешла в безнадежную.
Иногда контрагенты имеют взаимные обязательства. То есть одна сторона должна другой, и другая, в свою очередь, имеет обязательство.
В таком случае, погашение можно произвести взаимозачетом требований – то есть кредиторка одного контрагента погашается за счет дебиторки другого. Остаток суммы дебиторки, которая превышает сумму кредиторки, необходимо будет взыскивать или в досудебном, или в судебном порядке.
Как погасить
Взыскание долгов может производиться двумя путями:
- в досудебном порядке;
- в ходе судебного производства.
Перед обращением в суд каждое юридическое лицо, имеющее дебиторскую задолженность, должно провести надлежащую претензионную работу с неплательщиками.
Досудебные мероприятия проводятся в следующих формах:
- взаимодействие с дебитором посредством телефонных переговоров или переписки по электронно-коммуникационным каналам связи;
- личные встречи с руководителем предприятия-должника;
- письменные претензии.
Наиболее эффективно действуют последние два способа – личные встречи и почтовая корреспонденция.
Совет! При рассмотрении дела суд будет учитывать, велась ли с дебитором соответствующая досудебная работа. Претензии, направленные в письменном виде – это лучшие доказательства для суда.
Однако и телефонные разговоры, и личные встречи могут быть засвидетельствованы – для этого подойдет любое средство аудио-/видеофиксации.
Если все досудебные мероприятия так и не побудили должника к исполнению обязательств, следует не тянуть время и как можно скорее запускать судебный процесс.
Ведь при взыскании долга существует срок исковой давности, при пропуске которого единственным выходом будет списать уже безнадежную к взысканию дебиторскую задолженность.
Компания имеет право пойти на уступки для контрагента – например, предоставить отсрочку по уплате платежа еще на больший срок, или же рассрочить уплату (оплата будет не единовременным платежом, а, к примеру, ежемесячно малыми суммами), или же вообще “простить” часть долга.
Главное – задокументировать соответствующие “льготы”, чтобы в дальнейшем доказать, что для контрагента предоставлялись льготные условия, однако долг так и не был погашен.
Период погашения дебиторской задолженности
При проведении анализа финансовых результатов, для оценки устойчивости предприятия в краткосрочной и долгосрочной перспективах, применяется такой коэффициент, как средний период погашения дебиторки.
Продолжительность погашения дебиторской задолженности за год рассчитывается по следующей формуле:
- DSO = DAP * AR / NS,
Пример расчета. Длительность одного отчетного периода в компании составляет 365 дней. Дебиторская задолженность по состоянию на начало отчетного периода – 50 млн. рублей, а на конец – 70 млн. рублей.
Выручка от всех видов реализации товаров и исполнения услуг соответственно – 350 и 400 млн. рублей. Необходимо рассчитать изменение коэффициента периода погашения дебиторской задолженности.
Решение. Определяем коэффициент на начало отчетного периода:
- DSO = 365 * (50 / 350) = 52,14 дней.
Определяем коэффициент на конец отчетного периода:
- DSO = 365 * (70 / 400) = 63,88 дней.
Теперь определяем изменение коэффициента периода на начало и конец отчетного периода:
- DSO конечное / DSO начальное = 1,2252, что составляет 22,52 %.
Ответ. Коэффициент периода погашения дебиторской задолженности за один год увеличился на 22,52 %.
Письмо контрагенту
Способов взаимодействия на должника много – это и разговоры по телефону с целью побудить к исполнению обязательств, и личные встречи руководителя компании, и направление заказным письмом на юридический адрес дебитора специального требования.
Письмо контрагенту – это наиболее действенный способ по досудебному взысканию задолженности.
Ведь почтовый обмен корреспонденцией обязывает должника как минимум отправить ответное письмо, в котором содержится информация о причинах просрочки и сроках погашения.
А это многое значит – если должник ответил на письмо, вероятно, что он готов к конструктивному диалогу и решению вопроса без судебных разбирательств.
Важно! Письмо обязательно составляется в форме претензии и должно содержать в себе требование о погашении задолженности или о выполнении других действий, предусмотренных законом или соглашением сторон.
Претензия составляется в свободной форме или на фирменном бланке организации. Что конкретно указывать в письме, решает сама организация.
- основания возникновения задолженности (реквизиты договора, соглашения, акта и др.);
- сумма долга по результатам проведенной инвентаризации (не лишним будет подтвердить размер обязательств приложением подробного расчета);
- срок, который отведен должнику на исполнение обязательств в добровольном порядке;
- штрафные санкции, которые будут применены к дебитору в случае игнорирования требований;
- при необходимости, реквизиты для оплаты;
- подпись руководителя компании, юридический адрес и контактная информация.
Помимо отправки заказным письмом на юридический адрес фирмы-должника, претензию можно вручить и лично. В этом случае потребуются два экземпляра документа – одна копия остается на руках у должника, вторая – у кредитора.
Дебиторская задолженность может быть прекращена исполнением обязательства, в том числе зачетом, может быть продана, а также списана как нереальная для взыскания.
Возникшая дебиторская задолженность может быть прекращена исполнением обязательства, причем как лично должником, так и третьим лицом по его поручению.
Оплатой услуг, в частности, признается поступление денежных средств на счета налогоплательщика (кредитора)[ сп.2 ст.167] НК РФ. Однако от кого должны поступить денежные средства, чтобы быть признанными оплатой услуг, в Налоговом кодексе не указано, следовательно, это правило распространяется на поступление денежных средств, как от самого дебитора, так и от третьего лица по его умолчанию, иными словами «передача (продажа) другому лицу.
Право первоначального кредитора переходит к новому кредитору в том объеме и на тех условиях, которые существовали к моменту перехода права. Должнику новым кредитором предоставляются доказательства перехода требования к этому лицу, в качестве которых предъявляются следующие документы:
Уведомление от первоначального кредитора должнику об уступке права требования;
Подлинники первичных документов, подтверждающих задолженность, по которым передано право требования новому кредитору.
Как правило, право требования передается новому кредитору на возмездной основе, то есть дебиторская задолженность продается.
На практике встречаются случаи, когда обязательства по договорам поставки товаров (работ, услуг) погашаются проведением зачета взаимных требований, являющегося одним из способов прекращения встречных обязательств.
Проведение взаимозачета отражается в бухгалтерском учете проводкой:
Дебет 60 (76) Кредит 62 (76) - отражено погашение взаимных задолженностей на сумму проведенного зачета.
К сожалению, практически у каждой организации на определенном этапе возникает ситуация, когда контрагенты вовремя не погашают свою задолженность. Нарушение покупателями и заказчиками сроков расчета за предоставленные активы приводит к возникновению дебиторской задолженности, погашение которой становится сомнительным либо нереальным. На практике организации часто сталкиваются с проблемами при списании дебиторской задолженности.
Дебиторская задолженность может быть списана как нереальная к взысканию по истечении срока исковой давности либо вследствие невозможности исполнения обязательства.
Срок исковой давности для списания просроченной дебиторской задолженности установлен Гражданским кодексом и составляет три года [ст. 196] НК РФ. Его начало определено сроком исполнения обязательств, который указывается при заключении договора [п. 2 ст. 200] ГК РФ. Если дата исполнения обязательств в договоре не указана, необходимо исходить из разумного срока, по истечении которого должнику дается семь дней для исполнения предъявленного кредитором требования [ст. 314] ГК РФ.
В соответствии с п.77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные ко взысканию, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации и относятся на финансовые результаты, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались. Следовательно, документами, подтверждающими обоснованность расходов по списанию дебиторской задолженности, являются:
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами за период, в котором возникли обстоятельства, свидетельствующие о безнадежности ко взысканию задолженности;
Приказ о списании безнадежной ко взысканию задолженности.
Основной целью инвентаризации является подтверждение достоверности учета задолженности и обязательств, установление сроков их возникновения и погашения.
Время проведения инвентаризации назначает руководитель своим приказом, также как и состав инвентаризационной комиссии. Возможно провести инвентаризацию в сроки, обозначенные в учетной политике организации. Результаты инвентаризации оформляется актом, используя унифицированную форму N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами", утвержденную Постановлением Госкомстата России от 18.09.98 №88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
Подтверждающие документы по всем хозяйственным операциям, в том числе и по дебиторской задолженности, организация обязана хранить в течение не менее пяти лет [п. 1 ст. 17] Закон о бухгалтерском учете №129-ФЗ. Срок, установленный налоговым законодательством по хранению документов, необходимых для исчисления и уплаты налога, составляет четыре года [пп.8 п. 1 ст. 23] НК РФ. Хранение первичных документов является обязанностью, а не правом организации. Поэтому у организации, не сохранившей первичных учетных документов по дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, ставятся под сомнения основания ее списания в уменьшение налогооблагаемой прибыли в составе внереализационных расходов [пп.2 п.2 ст.265] НК РФ и возможность ее списания на финансовый результат организации. Срок хранения документов, подтверждающих включение той или иной суммы в состав дебиторской задолженности, следует исчислять с момента ее списания. Ведь для того, чтобы списать дебиторскую задолженность по истечении срока давности, организации необходимо подтвердить ее возникновение. Кроме того, акт инвентаризации задолженности и приказ руководителя о списании безнадежного долга также должны храниться с даты совершения операции, то есть с момента его списания.
Кроме того, чтобы признать долг безнадежным в связи с истечением срока исковой давности, необходимы документы, позволяющие точно установить дату возникновения дебиторской задолженности и истечения срока исковой давности. Такими документами могут быть: договор, счет на оплату, акт выполненных работ, оказанных услуг.
Отражение в бухгалтерском учете списания дебиторской задолженности зависит от того, создается резерв по сомнительным долгам или нет и, следовательно, списывается одним из следующих методов:
На финансовые результаты деятельности организации (если суммы долгов не резервировались);
За счет резерва по сомнительным долгам.
Если резерв не создается, списанная задолженность, причем в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете, относится на финансовые результаты. Списанная дебиторская задолженность включается в состав прочих расходов [п.п. 11 и 14.3] ПБУ 10/99 «Расходы организации». Согласно п.77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. В течение пяти лет с момента списания сумма списанной задолженности учитывается на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу.
В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности в данном случае отражается следующими записями:
Дебет 91-2 Кредит 62 (60,76) -списана сумма дебиторской задолженности (с НДС);
Дебет 007 -- учтена за балансом сумма списанной дебиторской задолженности.
Если резерв создается, суммы дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности списываются за счет средств созданного резерва. Одновременно забалансом учитывается сумма списанной задолженности. В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности в данном случае отражается следующими бухгалтерскими записями:
Дебет 63 Кредит 62 (60,76) -- списана за счет созданного резерва сумма дебиторской задолженности;
Дебет 007 -учтена за балансом сумма списанной дебиторской задолженности.
Если списанная задолженность погашена, то есть от покупателей в порядке взыскания поступили причитающиеся организации суммы, сумма задолженности списывается с забалансового учета и отражается в составе прочих доходов организации [п.7] ПБУ 9/99 «Доходы организации». В бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Дебет 51 (50) Кредит 91-1- отражена в составе прочих доходов сумма списанного долга, возвращенного должником;
Кредит 007- списана с забалансового счета сумма возвращенного долга.
Если дебиторская задолженность не списана, но под данную задолженность был создан резерв по сомнительным долгам, а должник погашает долг, сумму резерва необходимо восстановить. При этом в бухгалтерском учете делается запись:
Дебет 63 Кредит 91-1 -- восстановлена сумма созданного резерва при погашении должником дебиторской задолженности.
Формирование резерва.
Формирование по сомнительным долгам представляет собой один из видов так называемых оценочных резервов. Действующее бухгалтерское законодательство предусматривает начисление организациями трех видов оценочных резервов:
Резервы под снижение стоимости материальных ценностей;
Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги;
Резервы по сомнительным долгам.
Создание таких оценочных резервов в бухгалтерском учете вытекает из требования осмотрительности, предъявляемой к учетной политике организации, составляемой в целях ведения бухгалтерского учета. Принимаемая организацией учетная политика в целях ведения бухгалтерского учета должна обеспечить большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов, учитывая требование осмотрительности.[ п.7] ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»
В п.70 Положения по ведению бухгалтерского учета, являющаяся бухгалтерским нормативным документом, сказано, что организация может создавать резервы сомнительных долгов по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.
Отчисления в резервы по сомнительным долгам, создаваемые в соответствии с правилами бухгалтерского учета, являются для организации прочими расходами. Для этого резерва предусмотрен специальный счет 63 «Резервы по сомнительным долгам»[ п. 11] ПБУ 10/99 .
Сумма резерва по сомнительным долгам, исчисленная на последний день отчетного периода, отражается проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 63 - сформирован резерв по сомнительным долгам.
Списание суммы резерва по сомнительным долгам на дату погашения покупателем задолженности, ранее признанной организацией сомнительной, отражается следующими проводками:
Дебет 51 Кредит 62 - получены денежные средства;
Дебет 63 Кредит 91-1- отражено списание суммы резерва по сомнительным долгам.
В соответствии с п.70 Положения по ведению бухгалтерского учета, если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва по сомнительным долгам, этот резерв в какой-либо части не будет использован, неизрасходованные суммы присоединяются при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам. Составляется проводка:
Дебет 63 Кредит 91-1- списаны неиспользованные суммы.
