Порядок на столе в офисе. Повторяем трюк на «Рабочем столе» ПК. Мусорное ведро в пределах вытянутой руки

Вряд ли кто-то поспорит с тем, что любая работа идет гораздо успешнее, если все необходимое - под рукой. Но этого “необходимого” может накопиться такое количество, что беспорядок на столе становится неизбежен. Если вас такая ситуация раздражает и мешает сосредоточиться, - значит, пора всерьез подумать о том, как рационально разместить на рабочем столе все мелочи и бумаги.

подготовим рабочий стол к порядку:

Мы советуем начать с проверки “диспозиции”. Окиньте взглядом свой рабочий стол и решите: все ли, размещенное на нем сейчас, действительно должно располагаться именно на столешнице? Возможно, имеет смысл поискать некоторым мелочам другие, более рациональные места хранения. Попробуйте сделать эти 3 шага, вероятно, объем вещей, которые надо хранить на столе, значительно уменьшится.

шаг №1 - проверьте рациональность хранения в ящиках :

Если в комплекте с вашим рабочим столом идет вместительный ящик, скорее всего, он уже активно используется. Однако, вы уверены, что любую мелочь там легко найти?

Нет? Тогда вам непременно надо обзавестись внутренними отсеками! Прозрачные контейнеры и разделители, коробки с низкими бортами, маленькие подносы и даже кухонный пластиковый лоток для столовых приборов - все это отлично рассортирует мелочи в ящиках рабочего стола, а их поиск станет элементарным делом. Вот, как это может выглядеть:

1.

2.

3.

шаг №2 - возможна ли установка дополнительных модулей-надстроек :

Если ваш рабочий стол можно назвать широким (больше 50-55см) или такую длину, что сбоку от монитора есть еще достаточно места, либо вы используете ноутбук, - во всех этих случаях подумайте: можно ли приобрести для стола “надстройку” - с полками и ящиками?

4.

5.

6.

шаг №3 - используйте боковые поверхности стола :

Если в ходе двух предыдущих шагов вы поняли, что места все-таки недостаточно, - воспользуйтесь оригинальным решением: переместите часть мелочей или даже бумаг на боковые стойки рабочего стола. В этом вопросе вам помогут

Кухонные рейлинги + кольца для карнизов + папки с карманами;
магнитные планки, например, те, что предназначены для ножей;
крючки, контейнеры для подвеса на рейлинги или настенные стаканы для ванной

7.

8.

9.

как хранить на рабочем столе канцтовары и бумаги:

Теперь, когда вы уже определились, что непременно должно размещаться на столешнице, пора вдохновляться идеями хранения мелочей.

хранение ручек, карандашей, фломастеров и канцелярских мелочей:
Если вам надо, чтобы эти мелочи всегда были под рукой (причем, в большом количестве), - прятать их в ящики не имеет смысла. Симпатичные стаканы, лотки, коробочки, тканевые карманы, деревянные подставки, низкие вазы из толстого стекла - подойдет все, что вам нравится по виду и будет достаточно вместительным.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

хранение мелких бумаг и писем:

Даже сегодня, когда письма, открытки и счета чаще всего приходят к нам по электронной почте, от небольших бумаг с временной актуальностью избавиться не удается. Впрочем, это могут быть и листки для записей из блока (для размещения которых вы никак не обзаведетесь пробковой или магнитной доской). Чтобы избавиться от раздражения в этом мелком хаосе, поищите симпатичные мини-стойки или подставки для удобного хранения небольших бумаг. Например, такие:

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

хранение визиток:

Обычно их размещают в визитницах, но если несколько визиток всегда должны быть под рукой, - создайте для них такой “мини-уголок”:

28.

29.

30.

хранение важных документов:

Некоторые документы требуется хранить довольно долго. А возможно, ваша работа связана с большим количеством листов А4. Оптимально, конечно, найти для них место на полках или стеллаже. Но если что-то должно быть постоянно под рукой (т.е. на столе), - используйте готовое решение: минимум папок = максимум отсеков в них.

31.

32.

33.

смешанное хранение (ассорти):

Для маленького рабочего стола и\или если вы решили, что на столешнице будет храниться минимум вещей и бумаг, будут оптимальны многофункциональные подставки. Разные размеры отсеков подойдут для разных мелочей. Если вам нравится креативный вид, - найдите небольшой поднос, лоток или красивую крышку от коробки, а внутри разместите то, что требуется.

34.

35.

36.

37.

38.

39.

40.

41.

42.

Глядя на заваленный бумагами рабочий стол, вы наверняка вспоминали фразу, которую (ошибочно) приписывают Эйнштейну: «если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?». И успокаивались, ведь беспорядок — признак творческого человека. Или недостатка времени и желания, чтобы разобрать этот хлам? Объясняем, зачем нужно содержать рабочее место в порядке, и советуем, как всё правильно организовать.

Порядок на рабочем столе — не значит стерильная чистота. Это скорее продуманная система организации рабочего места, которая позволяет не тратить время на поиск бумаг и разбор канцелярских завалов.

Если беспорядок не мешает вам быстро ориентироваться в документах и файлах, то оставляйте всё как есть. При условии, что работодатель не возражает. Или попробуйте наши лайфхаки по наведению порядка и через пару недель сравните, стало ли лучше. Просто в целях эксперимента.

Плюсы порядка

Начиная рабочий день «с чистого стола», вы можете сосредоточиться на важных проектах, не отвлекаясь на ненужные мелочи и старые бумаги. Порядок вдохновляет на продуктивную работу и повышает концентрацию. Также вам не надо будет судорожно прибираться, прежде чем пригласить коллегу на встречу. Бонусом заслужите у начальства репутацию аккуратного и организованного человека. В конце концов, самому же приятно работать за чистым столом.

Минусы порядка

Конечно, в порядке есть и минусы. Вы не сможете победоносно вскинуть руки и закричать «нашёл!» после того, как перероете весь стол в поисках нужного документа. Не насладитесь генеральной уборкой, когда выбрасываете несколько коробок хлама, и коллеги наглядно видят, что вы действительно прибрались. Засидевшись на рабочем месте, вы вряд ли найдёте пачку печенья, которую забыли под стопкой бумаг неделю назад. И теперь никому не скажешь, что «это творческий беспорядок», ведь порядок творческим не назовёшь.

Как правильно организовать рабочий стол

1. Мусорное ведро в пределах вытянутой руки

В офисный баскетбол так играть не интересно, зато вы сможете выкинуть ненужную бумажку, обёртку или сломанный карандаш, просто вытянув руку. Без риска промазать мимо мусорки или копить хлам на столе до тех пор, пока он не захватит всё пространство. Но не ставьте мусорное ведро на самое видное место, лучше под стол или в уголок.

2. Держите на столе самое нужное

Представьте, что стол — это очень дорогая земля в центре Москвы, и только незаменимые вещи достойны находиться на поверхности. Самые нужные — под рукой, необходимые в течение дня — на столе. Остальное уберите в ящик стола, редко используемое — в коробку под стол. Ранжируйте вещи по востребованности, и на столе их станет значительно меньше. При этом не перегните палку, убирая всё подальше — нужные вещи должны быть в пределах досягаемости, иначе вы постоянно будете перерывать все полки и коробки в поисках «внезапно» понадобившегося степлера.

3. Продумайте систему хранения

Используйте ящики стола, полки (если есть), коробки, подставки и другие поверхности и ёмкости, которые помогут правильно организовать рабочее место.

4. Создайте каталог для бумаг

Если постоянно имеете дело с бумагами, отсортируйте их и храните «каталогом». Можно сортировать по названию, дате, значимости или другим важным параметрам, которые позволят быстро идентифицировать файл. Конечно, с созданием такого каталога придётся повозиться, зато потом вы как настоящий библиотекарь будете находить нужные бумаги за несколько секунд.

5. Бумажное «чистилище»

Создайте стопку «входящих файлов» для новых документов, которые пока некогда разбирать. Стопка должна быть ограничена по количеству файлов, иначе вы рискуете накопить бумаги, постоянно откладывая просмотр на потом.

6. Цифруйтесь

Перенесите все заметки в смартфон или компьютер и выкиньте записки, прилепленные на монитор, стену или стол. Цифровые заметки не такие яркие и не «мозолят глаз» весь рабочий день, зато вы можете поставить уведомление, когда нужно вернуться к данной задаче.

7. Ритуал уборки

Заведите полезную привычку приводить в порядок стол в определённое время. Например, в «чистый четверг» перед уходом домой. Или в пятницу, если уверены, что сможете задержаться на 10 минут в конце рабочей недели. Выкиньте мусор, лишние бумаги, разберите поверхность стола и ящики, проверьте пространство под столом. Если делать это на постоянной основе, справитесь даже за 5 минут.

Используйте эти простые советы, и всё будет в порядке.

Бывает и такое…

Порядок на рабочем столе – это такая организация рабочего пространства стола, при которой каждая вещь имеет свое место.

Надо ли говорить, что порядок значительно облегчает нашу жизнь – именно поэтому с детских лет родители заставляли нас класть вещи на свои места и выбрасывать ненужное. С поры беззаботного детства прошли долгие годы. Теперь нам приходится наводить порядок «под присмотром» начальника или коллег-чистоплюев по кабинету. В конце концов, приходится согласиться с тем, что порядок просто необходим. Тогда и работа спорится, и время впустую не тратится.

Преимущества

• В глазах вашего руководства и коллег порядок на рабочем столе поддерживает о вас мнение серьезного, трудолюбивого и ответственного работника.
• Порядок позволяет быстро находить необходимые вещи и документы. Таким образом вы экономите рабочее время , которое теперь можете потратить непосредственно на работу.
• Порядок позволяет регулярно освобождать ваше рабочее пространство от ненужных вещей, избавляться от хлама и старых бумаг. Это дает вам больше места, больше пространства, больше свободы.

Тревожные «звоночки»

Очень часто работнику трудно осознать, что беспорядок на рабочем столе стал настоящей проблемой. Вот они – тревожные «звоночки», которые говорят о том, что с беспорядком необходимо бороться:

• вы более минуты тратите на поиск необходимых бумаг, номеров телефонов и т.д.
• вы повторно ищете информацию, которую некоторое время назад уже узнавали (например, снова обращаетесь в справочную или в соседний отдел, чтобы узнать номер телефона и т.д.);
• когда вы делаете себе кофе , вам негде поставить чашку – на столе просто нет места;
• ваш стол украшает слой пыли - уборщица не решается протирать его, поскольку весь стол в бумагах и других вещах;
• вы не уделяете время уборке каждый день (хотя бы несколько минут), а ящики стола «разгребаете» примерно раз в полгода;
• вы твердо уверены в том, что ваш беспорядок – творческий , и не желаете с этим бороться, несмотря ни на что.

Обнаружили у себя хотя бы два из перечисленных признаков? Тогда за дело!

Красота и порядок!

Наведение порядка

Уберите все лишнее – со стола, из выдвижных ящиков и так далее. Что с этим делать? Выбросьте или спрячьте подальше все, что не имеет отношения к работе. Возможно, некоторые вещи давно пора отнести домой, например, сувениры с торговой выставки , презент коллег из соседнего отдела и т.д.

После «ревизии» должно остаться только самое необходимое. Теперь предстоит подобрать место для каждой вещи. Хорошенько подумайте над тем, что и куда положить. Возможно, вам понадобятся дополнительные папки, полочка, канцелярский набор и т.д.

Лучший вариант организации ящиков рабочего стола следующий. Верхнюю шуфляду заполните бумагами первой необходимости. В средний ящик положите менее срочные бумаги и документы. Нижнюю полку используйте для личных вещей. Разумеется, другие варианты классификации бумаг также имеют право на существование, но система должна быть эффективной!

Все вещи, которыми вы регулярно пользуетесь, должны быть в пределах досягаемости. Это значит, что вы должны иметь возможность взять их, дотянувшись рукой.

Пересмотрите свои канцелярские принадлежности. Скорее всего, в половине ручек закончился стержень, карандаши сломались, а маркеры высохли. Без сожаления избавьтесь от «нерабочих» канцтоваров, заменив их новыми.

Все ежедневники и записные книжки сложите в одно место. Впрочем, зачем их столько много? Когда блокнот или ежедневник заканчивается, не ленитесь «переработать» его содержимое. Это значит, просмотрите его и выпишите всю важную информацию – номера телефонов, счетов, адреса, идеи. Как вы понимаете, старые планы на день вам все равно не нужны, как и замечания шефа по работе, высказанные на планерке полгода назад. Теперь сам ежедневник вы можете выбросить либо, по крайней мере, спрятать подальше на полку.

Чтобы бумаги не валялись по всему столу, обзаведитесь настольной полкой для документов с отделениями. Чтобы знать, какой документ где лежит, приклейте надписи.

Избавиться от многочисленных шнуров на столе помогут удлинители. Они не позволят шнурам путаться между собой. С этой же целью вы можете связать шнуры. Если есть такая возможность, можно и вовсе оснастить рабочее место беспроводной техникой . Это враз решит проблему с пространством.

Если у вас нет личной мусорной корзины для бумаг – попросите. Возможно, вы не выбрасываете ненужные бумаги, потому что просто лень идти к соседнему столу.

Другое дело – полный порядок

Поддержание порядка

В конце рабочего дня возьмите себе в привычку записывать в телефонную книгу важные номера телефонов, которые у вас накопились за день. Клочки бумаги, на которых вы их пометили, незамедлительно выбрасывайте. Несколько минут в конце рабочего дня тратьте на наведение порядка, чтобы утром вы могли сразу приступить к работе. Не храните в бумажном виде документы, которые имеются у вас в электронной форме (кроме случаев, когда это действительно необходимо).

Любопытно знать

Согласно данным ученых для «разгребания завалов» на рабочем столе среднего офисного сотрудника, а также на полке и в ящиках, требуется порядка 16 часов. Зато на поддержание порядка нужно всего 10 минут в день. Конечно, при условии, что все вещи вы будете класть на свои места, которые должны быть четко определены.

– это не только удобное расположение вещей. Это еще и наша визитная карточка: отражение порядка в нашей голове, в мыслях, делах. Утверждение имеет и обратную силу: наведя порядок на рабочем столе, вы существенно уменьшите хаос в своих мыслях.

В одном из экспериментов были обнаружены интересные факты. Участники поочередно заходили в комнату, где были расположены рабочие столы с разной степенью беспорядка на них. Так вот, максимальные колебания артериального давления и учащение пульса (маркеры стресса, волнения) были зафиксированы у участников, которые садились за столы, на которых был выраженный беспорядок . Меньше колебались эти параметры при «работе» за пустым столом. И практически не менялись показатели стресса при рассадке за рабочие столы, где был наведен порядок , т.е. стрессовыми такие столы не являлись. Кроме того, в процессе «работы», когда испытуемым давали задания на внимательность и скорость выполнения, лучших результатов достигали те, кому достались рабочие столы с порядком на них.

Кстати, как определить, что на рабочем столе пора наводить порядок ? Ответ прост: как только вы начинаете тратить чуть больше времени, чем обычно, на поиск нужного.

Рабочий стол – зона особого внимания

На рабочем столе несколько зон, и наше внимание распределяется на них по-разному. В активном внимании мы можем удерживать 1 объект – дело, мысль о чем-либо, предмет. Что может находиться в этой зоне? Это монитор, ноутбук, рабочая тетрадь – то, с чем вы непосредственно работаете. И это центр рабочего стола, его главная рабочая зона . Вот почему нужно максимально освободить эту зону от лишних предметов: каждый из них оттягивает внимание на себя и внимание попросту рассеивается.

Существует еще и так называемое пассивное внимание . Оно удерживает в своем фокусе до 7 объектов. Это все, что окружает центральную зону вашего рабочего стола. Как видите, количество предметов в ней тоже должно быть ограничено. Это те предметы, которые мы видим боковым зрением. Сюда относятся: стикеры с напоминаниями о важных или срочных делах, записная книжка, документы, которые понадобятся вам в работе в ближайшее время, телефон и т. д.

И зона удаленного внимания – самая далекая от центральной рабочей зоны. Там может находиться все, что редко используется в работе. Самый подходящий вариант для разгрузки первых двух зон внимания – стена над рабочим столом . Лотки с документами, стенд, : картинки с целями, фотографии, ваши персональные мотиваторы.

Теперь вы знаете, как важно содержать рабочий стол в порядке и самое время этот порядок навести.

1. Удалите из главной зоны рабочего стола все лишнее. Оставьте то, с чем непосредственно вы будете работать в ближайшее время.
2. Держите во второй зоне внимания не более 7 предметов. Если вы что-то добавляете в эту зону, такое же количество предметов удалите из нее.
3. Перенесите лишние, редко используемые предметы с рабочего стола на стену. Оборудуйте полку, повесьте доску для стикеров.
4. Наводите порядок в главной зоне рабочего стола ежедневно в конце дня, в остальных зонах – не реже 1 раза в неделю. Поддерживайте порядок на рабочем столе, сделайте его привычным для себя.
5. Рассортируйте документы по категориям и создайте отдельные папки для каждой, подпишите их. Используйте вертикальные лотки для папок и документов – они экономят место и в них легче найти нужный документ.
6. Распределите папки с документами по степени срочности. Соответственно, срочные должны находиться ближе к зоне активного внимания. Отдельную папку назовите «кайрос». В ней должны находиться документы с привязкой к определенному моменту: «отдать Сидорову, когда он зайдет ко мне», «взять с собой, когда пойду к начальнику отдела» и т.д. «Кайрос» — удобный момент, обстоятельства для совершения дела.
7. Пользуйтесь стикерами. Выписывайте на них приоритетные задачи, помещайте стикер в зоне внимания, рядом с активной рабочей зоной вашего стола. Но не слишком увлекайтесь, не превращайте стол в разноцветную игрушку.
8. Канцелярские принадлежности всегда должны лежать в одном и том же месте. Пользуйтесь настольными организаторами, предварительно убрав из них все лишнее. Вы сами знаете, что вам нужно в работе, а что – нет. И не держите ничего «про запас».
9. Не загромождайте стол оргтехникой. Все что можно, уберите из зоны активного внимания, если только ваша работа не состоит в сканировании и распечатке документов. Используйте беспроводные технологии: для мыши, клавиатуры, принтера, сканера. Груда проводов на рабочем столе – настоящий пожиратель внимания.
10. Обязательно держите возле рабочего стола корзину для мусора. Возьмите за правило «кормить» корзину регулярно. Выделите для этого время, например: в 12 часов покормить корзину. У вас точно найдется, что в нее выбросить, эта техника работает на все 100%.

А как выглядит ваш рабочий стол? Жду комментариев!

Windows - самая популярная в мире операционная система, и в настоящее время под ее управлением, по данным ресурса Net Applications.com (http://marketshare.hitslink.com/), работает примерно 92% персональных компьютеров. Столь внушительная цифра явно свидетельствует о том, что разработчикам этой ОС действительно удалось создать надежную и удобную в работе систему. Однако, как известно, идеал всегда недостижим, а потому при всех достоинствах Windows ее можно сделать еще более удобной, подключив ряд утилит от сторонних производителей. Именно о таких программах и пойдет речь в настоящей статье.

Наведение порядка на рабочем столе Windows

На рабочем столе ПК у многих пользователей царит хаос: ярлыки, файлы, папки, изображения и веб­ссылки разбросаны по ним зачастую безо всякой логики. В итоге самый простой и быстрый способ получения доступа к данным и запуска приложений - то есть с рабочего стола - на практике оказывается вовсе не таким быстрым, ведь найти среди сонма ярлыков нужный чаще всего получается не сразу. Для удобства организации ярлыков, папок, файлов и ссылок на рабочем столе можно установить обои с разноцветными фрагментами и распределить по ним ярлыки и прочие присутствующие на столе элементы. В дальнейшем это поможет значительно сэкономить время поиска.

Однако есть способ еще лучше - воспользоваться бесплатной для некоммерческого применения утилитой Fences (http://www.stardock.com/products/fences/ ; 9,03 Мбайт; 19,95 долл.). С ее помощью несложно мгновенно навести порядок на рабочем столе, удобно распределив хаотично разбросанные ярлыки по тематическим блокам (рис. 1). Данные блоки оказываются выделенными на рабочем столе и, само собой, разграниченными, что позволяет быстро находить нужные элементы. Проще всего для проведения подобной реорганизации рабочего стола выбрать один из готовых макетов Fences, в результате чего иконки и прочие элементы автоматически сгруппируются в зависимости от их категории (программы, файлы и документы, папки и т.д.). После этого можно будет вручную подправить положение и размеры блоков, их название, уровень прозрачности и цвет, а также ряд других параметров. Если же ни один из встроенных макетов не приглянулся, то разработчиками предусмотрен и альтернативный способ реорганизации рабочего стола путем разработки собственного макета. Для такого макета все блоки создаются вручную, и также вручную по ним распределяются элементы рабочего стола.

Рис. 1. Результат организации рабочего стола средствами Fences

Наряду с хаотично разбросанными по рабочему столу ярлыками не меньше проблем при работе создает нагромождение открытых окон, переключаться между которыми на практике не так просто, если на панели задач уже размещено больше пяти-десяти (десяти, разумеется, только в случае широкоформатного монитора) оконных кнопок. Да и на расстановку окон на экране так, чтобы они не перекрывали друг друга, тоже уходит немало времени. Разобраться с названными проблемами несложно, если подключить к делу такие бесплатные утилиты, как WinSplit Revolution и GhostWin.

Взяв на вооружение утилиту WinSplit Revolution (http://www.winsplit-revolution.com/ ; 1,49 Мбайт), можно быстро настраивать положение и размеры окон в видимом пространстве экрана для обеспечения более продуктивной работы с ними. Экран может быть автоматически разбит на несколько частей (от двух до шести), в каждой из которых будут отображены выбранные пользователем окна (рис. 2). Таким образом, затрачивать время на перетаскивание окон по экрану уже не придется, а рабочее пространство экрана будет использоваться более эффективно. Очевидно, что наибольшую пользу от этой утилиты получат пользователи, работающие на современных широкоформатных мониторах с высоким разрешением, поскольку размеры экранов таких мониторов позволяют без труда размещать несколько окон, отводя каждому из них свой кусочек рабочего пространства. Управлять размещением окон с помощью WinSplit Revolution не составляет труда: расставить нужные окна желаемым образом можно, нажимая определенные клавиатурные комбинации (Ctrl + Alt + 1, Ctrl + Alt + 2 и т.д.) или щелкая на кнопках всплывающей панели, вызываемой щелчком по иконке в системном трее. Радует еще и то, что после перезагрузки компьютера восстанавливать расположение окон нет необходимости, поскольку программа (при соответствующих настройках) запоминает координаты и размеры окон на рабочем столе и восстанавливает их в точно таком же виде после перезагрузки.

Рис. 2. Возможный вариант быстрого размещения рабочих окон
с помощью WinSplit Revolution