Инвентарная опись имущества. Порядок проведения инвентаризации имущества, который следует соблюдать. Инвентаризация финансовых обязательств

Обязательная инвентаризация имущества организации должна проводиться минимум раз в год. Это требование следует из нормативных актов по инвентаризации, которыми установлены случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при хищениях, пожаре и т.д.). Кроме обязательных, могут проводиться и инвентаризации по инициативе самой компании.

Правила проведения инвентаризации имущества

Для того, чтобы инвентаризация прошла успешно, а ее результаты были признаны, нужно соблюсти порядок проведения инвентаризации имущества, о котором мы сейчас расскажем.

Приказ об инвентаризации

Инвентаризация проводится на основании поручения руководителя, которое может быть издано в форме приказа, распоряжения, постановления или иного распорядительного акта. В этом поручении указываются сроки и причины инвентаризации, состав комиссии по инвентаризации, имущество, которое подлежит проверке. Такое поручение можно издать по унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом (ИНВ-22).

Комиссия по инвентаризации

Инвентаризационная комиссия утверждается руководителем компании до начала проведения инвентаризации. Есть специальные требования к ее составу, которые необходимо учитывать. В такие комиссии включают работников администрации, бухгалтерии и иных структурных подразделений (юристов, экономистов, технологов и т.д.). Нельзя включать в состав комиссии работников компании, несущих материальную ответственность за сохранность проверяемых ценностей.

Подготовка к инвентаризации

До того, как инвентаризация имущества начнется, в комиссию должны быть представлены все приходные, расходные документы, отчеты о движении ТМЦ и денежных средств. С лиц, материально ответственных за сохранность проверяемого имущества, берутся расписки о том, что все расходные, приходные документы представлены комиссии или в бухгалтерию; а имущество, за которое они отвечают, оприходовано или списано в расход. Эти действия позволяют установить фактическое состояние имущества для сверки с данными учета.

Проведение инвентаризации имущества

Проверка должна проводиться в присутствии всех членов комиссии и обязательно материально ответственного лица (лиц). Нарушение этого правила приведет к недостоверности результатов инвентаризации. Если проверить нужно большое количество имущества и за один день это сделать невозможно, то помещения, в которых проводится проверка, при уходе комиссии должны опечатываться. Для фиксации промежуточных результатов проверки используются инвентаризационные ярлыки (ИНВ-2).

Оформление результатов инвентаризации

Для фиксации итогов проверки предусмотрены различные формы описей и актов инвентаризации. При этом установлены требования к их содержанию, порядку оформления, количеству экземпляров, внесению исправлений и т.д. Как правило, организации используют унифицированные формы описей и актов, утвержденные Госкомстатом. Например:

ИНВ-1 (опись ОС);
ИНВ-3 (опись ТМЦ);
ИНВ-5 (опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение);
ИНВ-6 (акт для расчетов за ТМЦ, находящиеся в пути);
ИНВ-11 (акт для расходов будущих периодов);
ИНВ-15 (акт для наличных денежных средств).

Их использование не является обязательным, и компания может разработать свои формы. Однако на практике их часто применяют, так как они содержат все нужные реквизиты и сведения.

Если проведенные инвентаризации показывают какие-то расхождения между фактическим состоянием имущества и обязательств компании с данными учета в бухгалтерии, то делают проводки, направленные на приведение их в соответствие. Также принимаются решения в отношении ответственных лиц при установлении их вины в утрате или порче имущества сверх нормы.

Перед предоставлением отчетов по итогам года проводится инвентаризация имущества организации и ее материальных обязательств. У данного мероприятия есть ряд особенностей.

Виды инвентаризации имущества и обязательств организации

Инвентаризация имущества организации – это подсчет ценностей и денежных обязательств, которые есть у компании в данный момент. Технология проведения инвентаризаций имущества организаций должна точно соблюдаться ответственными специалистами.

При инвентаризации ценности и обязательства предприятия сопоставляют с информацией, отраженной в за определенный день. Благодаря инвентаризации удается понять, отражены ли в документации и бухучете хозяйственные операции в необходимом объеме. Проверка также позволяет откорректировать документы, если это требуется.

1. По обязательности проведения. Обязательную инвентаризацию проводят в течение согласованного времени и в ситуациях, установленных законодательством РФ.

Инвентаризация имущества организации выполняется:

когда имущество передают для аренды, при выкупе, продаже, приватизации, а также когда преобразовывается государственная или муниципальная унитарная организация;
перед составлением бухгалтерской отчетности за год; первоначально выполняется инвентаризация имущества и финансовых обязательств организации, отчет составляется после; исключение составляет имущество, которое инвентаризировали не раньше 1 октября отчетного года;
когда меняются материально ответственные лица (на день приема-передачи дел);
когда устанавливаются факты хищения, злоупотребления, порчи имущества;
в случае пожаров, ЧС, стихийных бедствий, появление которых вызвали экстремальные условия;
когда организация меняется или ликвидируется, в иных ситуациях, предусмотренных законодательством РФ.

Учетная политика предприятия в любом случае должна обозначать, в течение какого времени и с какой частотой должна выполняться проверка. Виды имущества и обязательств не важны. Обозначение порядка инвентаризации необходимо, если предполагается написание различных инструкций.

Выполнение работ по инвентаризации имущества организации обязательно по решению руководства организации, в соответствии с законодательством РФ, учетной политикой и различными инструкциями внутри компании.

Инвентаризация имущества и обязанностей организации может проводиться по инициативе лиц, использующих бухгалтерские данные внутри компании (к примеру, по инициативе руководства). Инициировать инвентаризацию могут и сторонние (внешние) пользователи бухгалтерских данных, к примеру налоговики, интерес которых – косвенный.

2. По инициатору проведения.

Бухгалтерскую инвентаризацию ценностей и обязанностей компании выполняют в соответствии с ее учетной политикой, по приказу руководителя. В документе обозначают порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации, а также сроки проверки.

Налоговую инвентаризацию имущества выполняют в соответствии с приказом, утвержденным руководителем государственной налоговой инспекции или его замом. О перечне инвентаризируемого имущества и сроках проверки также должно быть сказано в приказе.

Налоговая инвентаризация преследует главную цель – выявить, в каком количестве по факту представлено имущество на предприятии, сколько объектов, облагающихся налогом, не учтено, сопоставить фактическое наличие ценностей с информацией в бухучете, проверить, насколько полно в учете отражены обязательства. Об особенностях, продолжительности проверки и составе инвентаризационной комиссии должно быть сказано в распоряжении руководителя государственной налоговой службы (или его заместителя) по месторасположению налогоплательщика, а также по местонахождению недвижимости и транспорта в его собственности.

3. По характеру запланированности бухгалтерской инвентаризации.

Плановую бухгалтерскую инвентаризацию выполняют по заранее составленному графику. Его утверждает приказ руководителя организации и учетная политика компании. Такую инвентаризацию можно выполнять каждый год, квартал, месяц – все определяется масштабами и отраслью организации.

Составлению годовых бухгалтерских отчетов в фирмах предшествует плановая инвентаризация имущества и обязательств организации в полном объеме. Выполнение работ по инвентаризации имущества организации необходимо проводить каждый год, не раньше 1 октября отчетного годового периода.

Любую плановую бухгалтерскую инвентаризацию следует выполнять первого числа месяца, поскольку именно на эту дату выводится сальдо всех счетов бухучета. Но законодательные акты не регламентируют данный вопрос, в связи с чем инвентаризация может быть выполнена в любой день.

Основная цель плановой инвентаризации – определить, в каком количестве имущество фактически представлено в компании, сопоставить эти данные с информацией в бухучете, проверить, насколько полно в нем отражены обязательства предприятия.

Внеплановую инвентаризацию выполняют, чтобы проверить, насколько хорошо финансово ответственные лица выполняют возложенные на них обязательства. Неплановая инвентаризация ставит перед собой задачу выявить факты хищения, обвесов, обмеров со стороны ответственных сотрудников, разработать мероприятия по предотвращению таких прецедентов в дальнейшем. Неплановая инвентаризация имущества организации выполняется по приказу руководства.

4. По степени охвата.

В рамках сплошной инвентаризации проверяют все основные средства, денежные вклады, запасы, готовую продукцию, товары, активы, кредиторскую задолженность, банковские кредиты, займы, резервы и т. д. Исключения отсутствуют.

Выборочная инвентаризация подразумевает проверку части имущества или обязательств.

Инвентаризация затрагивает все имущество, все виды денежных обязательств, а также производственные запасы и имущество иного вида, которым компания не распоряжается, но которое числится в бухучете (например, арендованные ценности, принятые для переработки, находящиеся на хранении), ценности, не учтенные вследствие каких-либо обстоятельств.

5. По характеру объекта проверки.

Документальная инвентаризация имущества организации – проверка документов, подтверждающих наличие имущества или обязательств, верного их оформления (документальную инвентаризацию проводят, когда проверяют нематериальные активы, кредиторскую и дебиторскую задолженности).

В рамках натуральной инвентаризации проверяют непосредственно наличие имущества: его взвешивают, обмеряют, подсчитывают. Натуральную инвентаризацию, как правило, применяют при проверке объектов основных средств и ценностей товарно-материального характера.

Руководитель должен создать условия для того, чтобы инвентаризация была проведена точно, в полном объеме и в кратчайшие сроки (то есть предоставить рабочую силу для взвешивания и передвижения грузов, а также необходимые технические средства).

Инвентаризация имущества организации выполняется по месторасположению предприятия и нахождению финансово ответственного сотрудника.

Инвентаризация склада: как можно автоматизировать процесс

Нормативно-правовая основа проведения инвентаризации имущества организации

Инвентаризация имущества организации выполняется на основании таких нормативных актов, как:

Ф3 «О бухгалтерском учете». В законе отражены не только общие положения о бухучете, главные требования к учету, оценке имущества и обязательств предприятия. В законе рассматривается понятие «инвентаризации». В нем определены случаи, когда проверка становится обязательной процедурой, указано, как отображать расхождения между фактическим наличием имущества и сведениями в бухучете.
Положение по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н. В положении указано, как организовывать и вести бухучет, составлять и предоставлять отчеты, как организация должна взаимодействовать с внешними потребителями бухгалтерских данных, в каком порядке должна проводиться оценка и инвентаризация имущества и обязательств организации.
Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». В положении содержатся формы первичных учетных документов. Это документы по инвентаризации имущества и обязательств организации, которые нужно оформлять при проверке.
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49. В указаниях сказано, в каком порядке ведется инвентаризация имущества и обязательств организации, как оформлять ее результаты, по каким правилам проверять отдельные виды имущества и финансовые обязательства.
Приказ Минфина РФ и МНС РФ от 10 марта 1999 г. N 20н, ГБ-3-04/39 «Об утверждении положения о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке». В приказе сказано, что такое инвентаризация имущества организации; порядок проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков в ходе выездных проверок также обозначен. Указано, по каким правилам следует выполнять налоговую инвентаризацию отдельных видов имущества и денежных обязательств, как оформлять итоги проверки.

Если требуется, список законодательных актов и нормативной документации, которая может быть использована при проверке, можно увеличить. В данном случае учитываются формы собственности компании, специфика ее деятельности и масштабы.

Проведение инвентаризации товаров: процедура и основные ошибки

Основные задачи и цели проведения инвентаризации имущества и обязательств организации

В п. 14 Методических указаний сказано о целях, которые перед собой ставит инвентаризация имущества организации. Это:

выявление фактического наличия ценностей компании;
сопоставление фактического наличия имущества с информацией, отраженной в бухучете;
контроль над достоверностью отображения обязательств и ценностей в бухучете.

Инвентаризацию необходимо проводить, прежде всего, чтобы обеспечить достоверность и релевантность бухучета и его показателей. Именно тех целей, которые обозначены в Методических указаниях, и необходимо достичь при инвентаризации.

Сначала ответственные лица исследуют обязательства предприятия, смотрят на реальное наличие имущества в его распоряжении. Далее результаты проверки сопоставляют со сведениями в бухучете. Сверка позволяет судить о том, насколько полно в бухучете отражена информация о ценностях предприятия и его обязательствах.

Инвентаризация имущества организации ставит перед собой и ряд задач. В ходе проверки специалисты:

контролируют, соблюдены ли должные условия хранения имущества, финансов, правила эксплуатации оборудования, иных основных средств, авто;
выявляют товарно-материальные ценности, не соответствующие нормам качества и техническим требованиям, имущество, потерявшее первоначальные свойства;
устанавливают материальные ценности, не используемые или превышающие установленные нормы, для их реализации в дальнейшем;
контролируют обоснованность учтенной кредиторской и дебиторской задолженности, товарно-материальных ценностей, неоконченного производственного процесса, финансовых средств, затрат будущих периодов, резервов планируемых расходов и иных статей бизнеса.

Если ответственные лица выполняют все описанные выше действия, достигают главных целей проверки.

В рамках каждой задачи исследуется конкретный участок на предприятии, выявляется, какие обязательства есть у компании, каким имуществом она располагает, стимулируется сопоставление учетных данных со сведениями, полученными при проверке. При решении каждой из задач проверки осуществляется переход на следующий этап инвентаризации.

11 признаков, что внутри вашей компании завелись мошенники

Основные правила проведения инвентаризации имущества и обязательств организации

Инвентаризация имущества должна проводиться по определенным правилам, а именно:

Руководители устанавливают, сколько времени нужно выделять на проведение инвентаризации имущества и обязательств организации, определяют количественные показатели проверки.
Выполнение постоянного и неукоснительного мониторинга ситуаций, которые обязывают к выполнению работ по инвентаризации имущества организации на предприятии.
В качестве количественных определителей наличия имущества выступают итоги подсчета, взвешивания и обмера отчетных единиц.
При проверке в обязательном порядке должны присутствовать материально ответственные за отчетные единицы лица.
Можно выполнять контрольные проверки точности информации до окончания инвентаризации.
В периоды между инвентаризациями компаний, номенклатура ценностей у которых – расширенная, рекомендовано выполнять выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Проведение инвентаризации имущества организации: пошаговая инструкция

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии.

Когда создается инвентаризационная комиссия, обязательно оформляется приказ (распоряжение, постановление) руководства предприятия (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации). Приказ составляют по единой форме N ИНВ-22, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Инвентаризационные комиссии могут состоять из любых сотрудников предприятия. Обычно они включают в себя:

представителей администрации компании;
работников бухгалтерской службы (к примеру, главного бухгалтера, его заместителя);
других специалистов: работников различных служб: технической (инженера), финансовой (руководителя финотдела), юридической (юриста).

Специалисты, несущие материальную ответственность, в комиссию не входят. При этом они обязательно должны присутствовать, когда проверяется фактическое наличие ценностей организации. В составе комиссии должно состоять минимум два работника компании. В приказе также отражают информацию о сроках и причинах проверки, инвентаризируемом имуществе и обязательствах.

Приказ должен утвердить генеральный директор, а затем передать документ председателю и участникам комиссии для подписи. Документ необходимо зарегистрировать в журнале учета контроля над выполнением приказов (распоряжений, постановлений) о проверке. Форма – N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение всех приходных/расходных документов.

Инвентаризационная комиссия должна получить последнюю на момент выполнения работ по инвентаризации имущества организации расходную и приходную документацию. Делать это нужно до проверки фактического наличия ценностей в организации. Председатель комиссии заверяет полученную документацию, указывая «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что само по себе – основание для определения бухгалтерией остатков имущества к началу проверки по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получаем расписку от материально ответственных лиц.

Перед инвентаризацией лицо, несущее материальную ответственность, оформляет расписку. Ее предоставляют комиссии в день проверки. Служит данный документ подтверждением того, что к моменту проверки лицо, несущее материальную ответственность, сдало всю расходную и приходную документацию в бухгалтерию или передало ее комиссии; все поступившее имущество оприходовано, а выбывшее списано.

Шаг 4. Проверяем и документально подтверждаем наличие, состояние и оценку активов и обязательств.

В обязанности инвентаризационной комиссии входит:

определение количества и наименований ценностей, которыми организация располагает или которые арендует. Речь идет о документарных ценных бумагах, финансовых средствах в кассе, ОС, МПЗ. При проверке применяется натуральный подсчет (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Параллельно специалисты оценивают, в каком состоянии находятся данные объекты, допустимо ли их использование по назначению;
сверка документации, подтверждающая права предприятия на активы, у которых отсутствует материально-вещественная форма (к примеру, денежные вложения, НМА), в соответствии с п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации;
проверка состава кредиторской и дебиторской задолженности методом сверки с контрагентами и проверки документации, которая подтверждает тот факт, что существует требование и обязательство (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Члены инвентаризационной комиссии вносят полученную информацию в инвентаризационные акты, или описи. Далее лица, несущие материальную ответственность, оставляют свои подписи в документах, подтверждающие то, что они присутствовали на проверке (п. п. 2.4, 2.5, 2.9–2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Проводим сверку данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета.

Полученную информацию в инвентаризационных описях (актах) сопоставляют со сведениями, отраженными в бухучете.

Если инвентаризация имущества организации дала определенные результаты, проявившиеся в излишках или недостаче ценностей, в компании оформляют сличительную ведомость. В документе обозначают, что при проверке выявлены факты недостачи или излишек. Сличительную ведомость оформляют исключительно в отношении того имущества, количество или качество которого отличается от учетной информации.

Чтобы оформить итоги проверки, пользуются следующими формами:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);
по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);
по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);
по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);
по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);
по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщаем результаты, выявленные инвентаризацией.

Участники комиссии по результатам проверки проводят анализ обнаруженных несоответствий. Члены комиссии предлагают решения по сопоставлению фактического наличия ценностей и сведений бухучета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). Обязательно составление протокола заседания комиссии по инвентаризации.

Если результаты проверки говорят о том, что несоответствие между сведениями в бухучете и фактическим наличием ценностей отсутствует, это также отображают в протоколе заседания комиссии.

По результатам заседания участники инвентаризационной комиссии обобщают итоги инвентаризации.

В данном случае возможно применение унифицированной формы N ИНВ-26 «Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией», которую утвердило Постановление Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26. В ведомости обозначена информация обо всех недостачах и излишках, а также указан метод их отражения в бухучете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Руководитель предприятия изучает ведомость учета итогов проверки и протокол заседания комиссии и на основании полученной информации выносит окончательное решение.

Шаг 7. Утверждаем результаты инвентаризации.

Как было обозначено выше, участники инвентаризационной комиссии предоставляют руководству предприятия протокол заседания вместе с ведомостью учета результатов, полученных при инвентаризации. Помимо этой документации, руководству предоставляют инвентаризационные описи (акты) и сличительные ведомости.

Технология проведения инвентаризации имущества и обязательств организации подразумевает рассмотрение руководителем документов и вынесение окончательного решения, оформляемого в приказе об утверждении итогов проверки (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). В приказе обязательно есть предписание о порядке устранения расхождений, которые удалось выявить при проверке.

По завершении обозначенных мероприятий документы по инвентаризации имущества и обязательств организации инвентаризационная комиссия передает бухгалтерской службе.

Шаг 8. Отражаем в учете результаты инвентаризации.

Неточности между фактическим наличием имущества в компании и сведениями в бухучете, которые удалось выявить при проверке, отражают в бухучете за тот отчетный период, на который приходится день проведения инвентаризации имущества и обязательств организации (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-Ф3).

Если выполняется годовая инвентаризация, ее итоги заносят в годовую бухгалтерскую отчетность (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации). Если в ходе проверки выявляют имущество, которое в дальнейшем нельзя использовать, так как оно испортилось или (и) морально устарело, его списывают. Помимо этого, списывают задолженность, у которой истек срок исковой давности.

Недостача материальных ценностей: как обосновать и избежать возмещения

Как правильно оформлять результаты инвентаризации имущества и обязательств организации

Существует закон «О бухгалтерском учете», где подробно рассказано о порядке урегулирования несоответствий, выявленных при проверке. Несоответствие между фактическим наличием ценностей и информацией в бухучете регулируется так:

Учет излишков.

На основании п. 28 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности, превышение фактического наличия имущества над информацией в бухучете (излишки имущества) приходуется по рыночной цене на день проверки. Определяя рыночную стоимость излишков имущества, которые показала инвентаризация имущества организации, специалисты могут использовать:

информацию о стоимости аналогичной продукции, полученную в письменном виде от фирм-производителей;
данные об уровне цен, которые предоставляют органы государственной статистики, торговые инспекции и организации;
информацию об уровне цен, отраженную в СМИ и спецлитературе;
экспертные выводы о цене на отдельные объекты.

Чтобы отражать в бухучете ранее неучтенные объекты основных средств, выявленные как излишки имущества при проверке, рекомендуется использовать счет 08 «Вложения во внеоборотные активы». Это гласит Инструкция по использованию Плана счетов бухучета, в соответствии с которой принятие к бухучету объектов основных средств отражается на дебете счета 01 «Основные средства» в корреспонденции со счетом 08.

В данной Инструкции есть раздел, касающийся использования счета 08. Раздел предназначается, чтобы обобщать информацию о расходах компании на объекты, которые в дальнейшем примут к бухучету как основные средства. В этом же разделе сказано, что только дебет счета 08 корреспондируется с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы». Соответственно, объекты основных средств, отнесенные по итогам проверки к излишкам, отражаются в бухучете пометками:

Д 08 – К 91, субсчет 1 «Прочие доходы» – оприходование основного средства по рыночной цене;
Д 01 – К 08 – принято к использованию основное средство, оформленное в необходимом порядке, по окончательно установленной первоначальной цене.

Учет недостач

В процессе хранения, перевозки или переработки определенные виды товарно-материального имущества могут менять свой физико-химический состав, что способно повлиять на их естественную недостачу, которую специалисты могут выявить при проверке. На основании п. 28 Положения по бухучету и бухгалтерской отчетности, недостачу и порчу имущества, выявленную при проверке в рамках естественной убыли, относят к производственным издержкам или издержкам обращения. Если недостача и порча выявлены сверх нормативов, отвечают за это виновные лица и компенсируют убытки из личных средств:

компенсация основных средств и нематериальных активов ведется по остаточной стоимости;
компенсация материалов и готовой продукции – по фактической себестоимости;
компенсация товаров – по стоимости покупки или по фактической себестоимости.

После того как выявлены причины недостач и источники их погашения, определены виновные лица, суммы, учтенные на счете 94, списывают по определенной схеме. Списание недостач материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли ведется на счета учета расходов на производство и затрат на продажу. В учете отражают следующую информацию:

Д 20, 23, 25, 26, 29 – К 94 – сумма выявленной недостачи в пределе норматива естественной убыли списана на счета учета затрат;
Д 44 – К 94 – сумма выявленных недостач материальных ценностей в пределах нормативов естественной убыли списана на затраты на продажу, если речь идет о торговом предприятии.

Убытки имущества в пределах нормативов, утвержденных в законодательном порядке, списывают на основании распоряжения руководства предприятия, если выявляются фактические недостачи.

Размер выявленных при инвентаризации потерь от естественной убыли списывают за счет такого резерва в пределах его величины. В бухучете отражают следующее: Д 96 – К 94 – списаны потери за счет резерва на естественную убыль, если речь идет о торговой организации.

Если инвентаризация имущества организации свидетельствует о том, что порча и недостача имущества, материально-производственных запасов превышает нормы естественной убыли, потери возмещают виновные лица.

На основании ст. 242–244 ТК РФ, если сотруднику предприятия вверяют имущество по договору о полной финансовой ответственности, данный работник полностью отвечает за него. В соответствии с материальной ответственностью сотрудник полностью возмещает причиненный ущерб.

На основании ст. 246 ТК РФ сумму ущерба, понесенного работодателем вследствие порчи и утраты ценностей, определяют по фактическим потерям. Потери исчисляют с учетом рыночной стоимости, действующей на соответствующей территории на дату нанесения ущерба, но не ниже цены имущества, с учетом степени его изношенности, по информации бухучета.

Это значит, что недостачу с виновных лиц можно взыскать не по фактической себестоимости недостающего имущества, а по рыночной (для торговых компаний – реализационной) цене, по которой это имущество снова будет куплено.

Взыскивать суммы ущерба, произошедшего из-за недостачи, следует, опираясь на положения ст. 248 ТК РФ. Так, работодатель дает распоряжение на взыскание ущерба в сумме, не превышающей месячную заработную плату. Такое распоряжение необходимо дать не позже, чем пройдет месяц с момента окончательного установления суммы потерь. В случае истечения данного срока, несогласия работника на возмещение ущерба, если компенсация превышает сумму средней заработной платы сотрудника за месяц, взыскивать средства необходимо через суд.

Сумма всех удержаний при каждой выдаче зарплаты ограничена. Так, размер удержаний не может быть выше 20 %, а при удержании из зарплаты по нескольким видам исполнительной документации за работником должно сохраняться 50 % его оклада (ст. 138 ТК РФ).

По мере того как виновный компенсирует убытки, разницу списывают со счета 98, субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей», в кредит счета 91, субсчет 1 «Прочие доходы». То есть разницу между рыночной и учетной стоимостью недостающего имущества в бухучете в составе внереализационных затрат отражают равными частями в течение периода возмещения убытков сотрудником, признанным виновным в недостаче.

У работника есть возможность возмещать недостачу по частям или в полном объеме. Если обе стороны согласны, виновный сотрудник может компенсировать убытки в рассрочку. В этой ситуации виновный сотрудник должен в письменном виде подтвердить свое обязательство компенсировать недостачу, указав точные сроки выплат. В случае увольнения виновного сотрудника и его отказа от возмещения нанесенного ущерба непогашенный долг взыскивают через суд.

Возмещение недостачи внесением финансовых средств в кассу компании отражают записью: Д 50 – К 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Если погашение долга осуществляется вычетом из зарплаты работника определенной суммы, в учет записывают: Д 70 – К 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

По ст. 240 ТК РФ у работодателя есть право не взыскивать сумму недостачи с подчиненного – в полном объеме или определенной части. В данном случае должны учитываться конкретные обстоятельства нанесения ущерба.

Если работодатель отказывается взыскивать с подчиненного сумму ущерба, ее признают в качестве прочего внереализационного расхода и отражают в учете записью по кредиту счета 94 в корреспонденции со счетом 91, субсчет 2 «Прочие расходы».

Если не удается установить виновных сотрудников или суд отказывает в вопросе взыскания компенсации, ущерб от недостачи ценностей и их порчи списывают на финансовые результаты компании.

В подобных ситуациях, в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и денежных обязательств, в документации, предоставляемой для оформления списания недостачи ценностей, должны быть решения следственных органов, подтверждающие, что виновные лица отсутствуют. Другой вариант – суд должен отказать во взыскании компенсации с виновных.

В бухучете, на основании указанной документации, суммы недостач имущества, которые изначально были отнесены на счет 94, списывают в дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы».

Зачет недостач излишками (пересортица)

В ходе проверки можно одновременно выявить излишки и недостачи у одного и того же работника, несущего материальную ответственность. Применительно к таким случаям действует п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и обязательств организации. Здесь предусматривается взаимный зачет недостач и излишков вследствие пересортицы. Это допустимо только как исключение за один и тот же срок проверки, у одного и того же работника, которого проверяют, применительно к товарно-материальным ценностям одного и того же наименования и в равном количестве. Сотрудники, несущие материальную ответственность, подробно разъясняют членам инвентаризационной комиссии причины допущенной пересортицы.

Если в ходе зачета недостач излишками по пересортице стоимость недостающего имущества превысила стоимость имущества, которое оказалось в излишке, за разницу в цене отвечают виновные лица.

В случаях, когда не удается выявить, кто именно виновен в пересортице, разницу в суммах рассматривают как недостачу свыше нормативов убытков и относят к издержкам обращения и производства.

Если наблюдается разница в цене от пересортицы в сторону недостачи, в которой не виноваты материально ответственные лица, в протоколы инвентаризационной комиссии заносят исчерпывающие объяснения (причины, вследствие которых такую разницу нельзя отнести к виновным лицам).

Для объективного понимания финансового положения предприятия следует располагать достоверной информацией обо всех ценностях, которыми компания распоряжается: в каком количестве представлено имущество, какое у него состояние, верная ли оценка ему дана. При этом форма собственности организации не столь важна. Далее происходит сверка остатков имущества с информацией, отраженной в бухучете. Все это и есть инвентаризация имущества организации, то есть ряд мероприятий, в процессе которых проверяются обязательства и имущество фирмы.

Материальная ответственность работника: как защитить ценности предприятия

Учет инвентаризации имущества организации: основные ошибки и их последствия

То, как должно вестись выполнение работ по инвентаризации имущества организации, достаточно подробно изложено в действующем законодательстве. Однако на практике предприятия нередко допускают ряд ошибок. Вот самые распространенные.

Неправильное оформление приказа руководства на проведение инвентаризации имущества и обязательств организации (отсутствие сроков инвентаризации, не обозначены участники комиссии, нет перечня ценностей). Основания для проведения инвентаризации имущества и, соответственно, признания ее результатов, отсутствуют.
В ходе проверки есть документальное подтверждение отсутствия хотя бы одного участника комиссии. Итоги проверки нельзя считать действительными.
Составление инвентаризационной описи в одном экземпляре. Итоги проверки нельзя считать действительными.
Лица, несущие материальную ответственность, не дали расписки, в соответствии с которыми вся расходная и приходная документация направлена в бухгалтерию. Ошибки, которые помогла выявить инвентаризация имущества организации, можно оспорить при предъявлении документов, оформленных во время проверки.
Процедура проверки проведена неверно: при бухгалтерском учете инвентаризации имущества и обязательств организации информацию бухучета сопоставляют с фактическим наличием, а не наоборот. Возможное искажение фактического наличия затрудняет выявление некоторых нарушений.
Отсутствие итогов на каждой из страниц описи: необходимо прописывать число, количество номеров, сумму материальных ценностей, общий итог в натуральных показателях. Не исключено внесение несанкционированных правок в результаты проверки.
Отсутствие пометок «Цены, итоги проверил» и «Подпись материально ответственного лица» на каждой из страниц (применительно к формам, предусматривающим подобные пометки). Такой документ не может быть основанием для предъявления претензий лицу, несущему материальную ответственность.
На последнем листе инвентаризационной описи отсутствует подпись лица, несущего материальную ответственность, о том, что у него отсутствуют претензии к участникам комиссии и что он принимает ценности, указанные в описи, на хранение под собственную ответственность (применительно к формам, предусматривающим подобные подписи). При выявлении недостач предъявление претензий финансово ответственному лицу будет невозможным.
Участники комиссии не подписали и не заверили исправления и ошибки. Корректировки в этом случае не могут быть признаны действительными.
В инвентаризационных описях после утверждения итогов проверки есть незаполненные строчки (на них отсутствует прочерк).
Появляется вероятность внесения несанкционированных корректировок в результаты проверки.
В периоды перерывов в деятельности инвентаризационной комиссии в помещение, где хранят описи, могут зайти посторонние лица. Возникает вероятность внесения несанкционированных правок в итоги проверки.

Правильность и обоснованность сумм, отраженных на счетах бухучета, нуждается в периодической проверке. Такая проверка осуществляется путем проведения инвентаризации финансовых обязательств. В ходе такой инвентаризации проверяются расчеты организации с другими лицами, задолженности по недостачам, дебиторская и кредиторская задолженность. Рассмотрим порядок проведения такой проверки.

Необходимость проведения инвентаризации

По мнению Министерства финансов Российской Федерации, проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств организации следует раз в год. Период для проверки — с 1 января по 31 декабря.

Необходимость проведения подобной проверки следует, в том числе, из пункта 74 Положения от 29 июля 1998 года № 34н, согласно которому в бухгалтерском учете не должно быть несогласованных (неурегулированных) с контрагентами организации сумм и расхождений в расчетах. Проверка проводится перед составлением годового отчета.

Кроме этого, законодательство предусматривает ряд случаев, в которых также необходима инвентаризация.

Обязательное проведение инвентаризации

Случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно (в дополнение к вышеуказанному проведению инвентаризации финансовых обязательств), предусмотрены пунктом 27 вышеуказанного Положения. Вот они:

передача имущества в аренду;
операции в отношении ГУП или МУП;
смена материально ответственных лиц;
ущерб, пропажа имущества, возникновение последствий от ЧС;
реорганизация или ликвидация юридического лица.

Проведение инвентаризации финансовых обязательств организации

Рассматриваемая проверка включает в себя:

инвентаризацию расчетов с кредитными организациями;
проверку расчетов с бюджетом;
проверку состояния расчетов с контрагентами (покупателями, поставщиками);
инвентаризацию расчетов по авансовым отчетам;
инвентаризацию расчетов с работниками по зарплате и иным выплатам;
полную инвентаризацию финансовых обязательств организации в отношении всех дебиторов и кредиторов.

Проверка идентичности данных о расчетах (другими словами - сверка расчетов) проводится в отношении каждого из указанных субъектов обособленно.

При проведении инвентаризации следует руководствоваться положениями Методических рекомендаций Минфина РФ от 13 июня 1995 года N 49.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств

Проведение инвентаризации должна обеспечивать соответствующая комиссия, которая действует на постоянной основе.

Назначение членов комиссии производится руководителем организации, для чего издается специальное распоряжение (приказ).

Инвентаризации, в частности, подлежат дебетовые остатки на счетах 60, 62, 68, 69, 71, 73, 75, 76, а также кредитовые остатки на счетах 60, 62, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76.

С целью проведения инвентаризации организация, в т.ч., запрашивает сверку с контрагентами.

Результаты инвентаризации расчетов и финансовых обязательств отражаются в соответствующем акте.

Существует унифицированная форма акта № ИНВ-17 . Однако руководитель организации вправе утвердить самостоятельно разработанную форму такого акта.

Сверка с налоговыми органами осуществляется путем составления акта по форме 1160070 .

Составлению указанных документов должна предшествовать справка о проведенной инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации. Такая справка является основанием для составления вышеуказанных актов инвентаризации.

Инвентаризация - это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Это способ уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации.

Основные цели инвентаризации:

* выявление фактического наличия имущества;
* сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
* проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств (только денежные средства, материалы и др.).

Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей неожиданно для материально ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

* при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия;
* перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере, и в приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
* при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
* при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
* в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
* при ликвидации (реорганизации) организации или в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и др.).

В состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед инвентаризацией осуществляют подготовительные мероприятия: материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей; все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета; от материально ответственных лиц необходимо получить расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «...» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Наличие средств в натуре проверяют при обязательном участии материально ответственного лица. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и др.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации, приведенные в Приложениях 6-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, либо формы, разработанные министерствами и ведомствами.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки ее правильности. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где происходила инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (Приложение 3 к Методическим указаниям) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (Приложение 4 к Методическим указаниям).

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут осуществляться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, происходящие в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

На поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, лиц, виновных в порче ценностей. Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляют актом без записи их в инвентаризационной описи.

Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения - излишек или недостача. В сличительной ведомости ценности записывают с указанием количества и суммы по группам, видам и сортам в соответствии с классификацией, принятой в учете. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки или недостачи, а остальные показывают в ведомости общей суммой.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляют отдельные сличительные ведомости.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утверждаемым руководителем предприятия. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

1)излишек имущества приходуется по рыночной стоимости имущества на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации, а у бюджетной организации- на увеличение финансирования (фондов);
2) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).