Прямой необходимости вести эту документацию законодательством не устанавливается, но в статье 15 и статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации указано, что официальная работа на предприятии определяется штатным расписанием , на которое опирается трудовой договор.
В первую очередь, в тексте указываются реквизиты (Название организации, ОКПО, номер документа и дата). Далее вся информация заключаются в таблицу :
Какие установлены нормативы?
Единственным нормативным требованием является ведение документа согласно унифицированной форме № Т-3.
Справка. Штатное расписание может быть составлено любым сотрудником в организации, если на него возложена эта функция. Но для этого в обязательном порядке издается соответствующий приказ руководства.
Где найти инструкцию и что в ней содержится?
Законодательство не ставит рамок в отношении времени действия документа. Но, как правило, его расписывают на один календарный год. Для того, чтобы упростить этот процесс, создаётся инструкция по делопроизводству. В инструкции содержится следующая информация :
Полезное видео
Что такое штатное расписание и как его правильно оформлять — подробное видео:
Заключение
Штатное расписание — важный документ в любой фирме . Его наличие обязательно, но жестких требований по оформлению и содержанию законодательством не предусматривается. При проверках, трудовые и налоговые инспекции могут его запрашивать а, в случае отсутствия, оштрафовать предприятие.
Кроме того, бумаги могут стать доказательством правомерности поведения работодателя при увольнениях и сокращениях, если дело дойдет до суда. Поэтому грамотный подход к ведению документации принесет компании только пользу.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
Штатное расписание - это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.
На практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на 2020 год оформляем по всем правилам.
Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ , если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.
Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10 .
Чем грозит отсутствие штатного расписания
Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, насколько она обязательна. Ответ прост. Этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в , и др. ТК РФ, и из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ ; для этого они должны быть указаны в штатке).
Кто и как составляет и ведет штатное расписание
Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Этому специалисту поможет в работе образец заполнения штатного расписания 2020: он наглядно показывает порядок ведения и заполнения документа.
Однако по факту учет кадрового состава ведут бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Так как штатное расписание представляет собой утвержденный высшим руководством нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.
Немаловажен вопрос, когда утверждается штатное расписание на следующий год? Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:
- сроки и правила разработки и внесения изменений;
- форму приказа об утверждении штатки;
- ответственных за формирование и подписание лиц;
- состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
- работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.
Форма документа
Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, описывающим организационную структуру компании и содержащим сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (постановление № 1 Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет — форма является рекомендательной. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать форму № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит форма штатного расписания на 2020 год, утвержденная постановлением Госкомстата.
Как корректно заполнить форму № Т-3
Разберем пошагово пример штатного расписания ООО 2020 года. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.
Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.
Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ
Период действия. Указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.
Заполняем графы, всего их 10.
Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.
Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).
Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).
Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.
Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.
В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.
Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.
В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.
Подписи под проектом приказа ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.
Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.
Готовим приказ на утверждение
В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности (расписание — на постоянное хранение, а приказ — на 75 лет, см. пункт 19 и 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Как вносить изменения
Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.
Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.
Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.
Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ . Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.
Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1
Узнайте, как составить и утвердить расписание организации, а также внести в документ необходимые изменения, не нарушая закон. Пошаговая инструкция, рекомендации по заполнению формы Т-3 и заполненный образец - в статье.
В статье
Скачайте популярный документ по теме. Остальные образцы ищите в статье!
Кто разрабатывает штатное расписание
Штатное расписание предприятия отражает его структуру, кадровый состав, численность персонала и оклады по всем должностям. Относится к числу условно обязательных нормативных документов: с одной стороны, Трудовой кодекс РФ не требует составлять штатное расписание, с другой стороны, есть веские аргументы в пользу его оформления.
Пример заполнения штатного расписания
Когда понадобится:
Зачем нужно штатное расписание
Исходя из штатного расписания, определяется количество сотрудников, необходимых организации для закрытия должностных позиций, и размер бюджета на содержание персонала; подтверждается себестоимость продукции.
К нему же обращаются при оценке трудовой загрузки подразделений или отдельных сотрудников, разработке и уточнении должностных инструкций, решении стратегических кадровых вопросов.
Формирование штатного расписания обычно поручается кадровику или делопроизводителю, иногда - главному бухгалтеру.
Внимание! Федеральные государственные учреждения оформляют «штатку» в обязательном порядке (см. положение, утвержденное постановлением Правительства РФ №583 от 5.08.2008), а региональные - согласно нормам, установленным местными органами власти.
Как составить штатное расписание: пошаговая инструкция
Штатное расписание содержит информацию о кадровой структуре организации, в том числе о вакантных позициях. При разработке документа не путайте его со штатной расстановкой, которая, чаще всего, отражает лишь занятые штатные единицы с указанием ФИО, табельных номеров и других сведений о конкретных сотрудниках, которые их занимают.
Действуйте по инструкции:
Шаг 1. Выберите форму. Можно использовать унифицированный бланк Т-3 или разработать собственную форму, дополненную и адаптированную к потребностям конкретной компании (Закон №402-ФЗ от 6.12.2011, письмо Минфина России №ПЗ-10/2012 от 4.12.2012).
Шаг 2. Укажите структурные подразделения , в том числе обособленные - филиалы и представительства. Убедитесь, что в документе отражены все имеющиеся в организации службы, отделы, цеха, участки и другие структурные подразделения. Что именно следует учитывать как отдельное подразделение, указано в постановлении Пленума Верховного суда РФ №2 от 17.03.2004.
Шаг 3. Определите штатную численность. Учитывайте отраслевые и межотраслевые нормы по труду, а также структуру, сферу деятельности и функции компании. Чтобы на основании актуальных нормативов определить численность персонала, применяется простая формула:
Шаг 4. Укажите наименования должностей : они должны соответствовать трудовым функциям сотрудников (ст. 57 ТК РФ). Если указываете вакантные должности, прием на которые будет открыт спустя несколько месяцев или лет, раз в месяц сообщайте о них в службу занятости населения (см. закон №1032-1 от 19.04.1991).
Шаг 5. Укажите количество штатных единиц по каждой должности. Количество штатных единиц не обязательно должно отражаться в целых числах. Например, можно предусмотреть 0,5, 0,7 штатной единицы.
Шаг 6. Отразите размеры окладов (тарифных ставок) . В документе указывается месячная зарплата по каждой должности с учетом всех положенных надбавок в рублевом исчислении. Иногда указать зарплату в рублях невозможно - например, если установлена часовая тарифная ставка. В этом случае прописывается размер часовой ставки и в графе «Примечания» надо указать, что установлена часовая тарифная ставка.
Шаг 7. Подпишите и утвердите документ. Заполненный бланк заверьте подписью лица, ответственного за кадровый учет, и главного бухгалтера, а затем передайте на утверждение руководителю организации.
Вопрос из практики
Как правильно писать в официальных документах: согласно «штатного расписания» или «штатному расписанию»?
Правильный вариант - согласно штатному расписанию
После предлога «согласно» всегда ставится слово в дательном падеже (отвечает на вопросы кому? чему? ). Использование родительного падежа, которым, к сожалению, часто грешат кадровики и делопроизводители, в данном случае нарушает нормы русского языка.
➤ Чтобы без ошибок оформлять реквизиты кадровых документов по новому ГОСТу , ознакомьтесь с рекомендациями «Системы Кадры».
Как утвердить штатное расписание
Документ, заверенный подписями начальника отдела кадров и главного бухгалтера, утверждается руководителем компании. Издайте приказ в произвольной форме, придерживаясь требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Приказ об утверждении штатного расписания
Закон не требует знакомить персонал со штатным расписанием или приказом о его утверждении. Однако такая норма может предусматриваться коллективным договором или внутренними правилами компании (см. письмо Роструда №ПГ/4653-6-1 от 15.05.2014).
Чтобы не возникало путаницы, пропишите порядок утверждения в локальных актах: кто подписывает штатное расписание, издается ли отдельный приказ, кому делегируется право подписи, если ответственное должностное лицо отсутствует, и т.д.
Как выглядит штатное расписание: образец заполнения
Работодатель сам решает, что взять за основу - унифицированную форму Т-3 или собственный бланк.
На практике чаще используется именно унифицированная форма, поскольку все необходимые реквизиты в ней есть, а порядок заполнения детально разъясняется в постановлении Госкомстата №1 от 5.01.2004 и других рекомендациях, утвержденных уполномоченными органами.
Сначала заполните «шапку». Впишите сведения о компании, регистрационный номер и дату составления документа, а также укажите период его действия. Часто «штатка» составляется на год, но можно установить и другой срок или же не ограничивать срок действия документа. Затем переходите к заполнению основной части, оформленной в виде таблицы.
Графы, которые нужно заполнить
- Наименование подразделения. Четких правил перечисления подразделений не существует, но с учетом сложившейся практики они указываются в порядке подчиненности: сначала административный отдел, в который входит руководство компании, а затем все остальные.
- Код подразделения. Также отражает порядок подчиненности: руководящему отделу присваивается код 01, бухгалтерии - 02, и так далее. Если в состав крупного отдела входят более мелкие, код может состоять из цифр, разделенных точкой. Например, финансовый департамент обозначается кодом 02, а входящие в его состав бухгалтерия и экономический отдел - кодами 02.1 и 02.2 соответственно.
- Должность (специальность, профессия), разряд или класс (категория), квалификация. Указывается в именительном падеже, без сокращений и приставок «и.о.» или «врио».
Закон не запрещает использовать латинский алфавит, вписывая позиции в штатное расписание: пример - «HR-менеджер», «IT-специалист». Но все записи в трудовых книжках должны быть на русском языке, как того требуют правила, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Чтобы названия должностей в трудовых книжках, договорах и штатном расписании в точности совпадали, используйте формулировки «менеджер по персоналу», «системный администратор» и т.д. Можно добавлять к ним категории «младший», «ведущий», «главный» и «старший», чтобы отразить объем и характер должностных полномочий.
Наименования должностей указывайте с учетом профстандартов или квалификационных справочников, если речь идет о работе, связанной с предоставлением льгот или наличием ограничений.
Памятка для кадровика. За какие должности в штатке оштрафует ГИТ
- Количество штатных единиц. Чтобы у ГИТ не было претензий к работодателю, указывайте точное количество единиц по каждой должности, а если принимаете на работу персонал сверх нормы, корректируйте штатное расписание. Неполные единицы указывайте в долях, например, 0,5 или 0,75.
- Тарифная ставка (оклад). При почасовке укажите стоимость одного часа работы, а в графе 10 напишите «почасовая оплата труда». Если фиксированного показателя нет, например, зарплата начисляется по сдельной или бестарифной системе, ставьте прочерк, а в графе 10 укажите, какую именно систему оплаты труда применяет работодатель. Устанавливать так называемую вилку окладов (от минимального до максимального) не рекомендуется. Это можно только при условии, что разница в оплате труда обусловлена различиями в разрядах или квалификации сотрудников (ст. 143 ТК РФ), но вилка окладов, скорее всего, вызовет претензии у проверяющих органов.
- Надбавки. Например, могут устанавливаться надбавки за ученую степень. Они выплачиваются научным и педагогическим работникам за кандидатскую или докторскую степень. Или надбавки за работу во вредных условиях. Все постоянные надбавки надо отразить в штатном расписании.
- Итоговый размер ежемесячной выплаты. Прописывается для каждой должности и представляет собой сумму выплат, указанных в графах 5-8. Если данный показатель заполнить нельзя, например, в ситуации когда установлена часовая тарифная ставка или применяется сдельная система оплаты труда, графа остается незаполненной.
- Примечания. В эту графу вносятся характеристики применяемых систем оплаты труда со ссылками на соответствующие нормативные акты, правовые основания для выплаты региональных надбавок и другие уточнения.
Нижнюю, итоговую строку таблицы заполняйте в последнюю очередь. Здесь отражается общее количество штатных единиц и размер месячного фонда заработной платы.
Когда понадобится: штатное расписание должно быть у организации всегда. В нем определяют перечень должностей сотрудников компании с указанием численности штатных единиц и размеров окладов. Также в нем фиксируют размер надбавок и доплат.
Как внести изменения в штатное расписание
Изменение штатного расписания оформляется двумя способами. Если поправки носят единичный характер, издайте письменный приказ о внесении изменений в документ, если массовый - утвердите «штатку» в новой редакции. Сделать это можно по мере необходимости (см. письмо Роструда №428-6-1 от 22.03.2012).
Шпаргалка. Как изменить штатное расписание
Что нужно отражать в документе
Сокращение численности или штата работников, расформирование или создание структурных подразделений, переименование должностей, повышение зарплат, отмену надбавок и другие значимые изменения следует отражать в штатном расписании. Но эти кадровые процедуры требуют специального оформления.
Внимание! Внесение изменений в штатное расписание должно сопровождаться изменением трудового договора каждый раз, когда затрагиваются условия труда: название должности, занимаемой сотрудником, порядок расчета зарплаты, размер надбавки.
Что делать, если нужно принять новичка на должность, которую изменяют
Как быть, если в период корректировки расписания нужно принять нового сотрудника на должность, в которую вносятся изменения? Ситуация непростая.
Если в организации нет других работников, занимающих данную должность, как можно скорее внесите изменения и только потом оформляйте трудоустройство новичка. Если на этой же должности работают другие сотрудники, придется учитывать их права и интересы.
У работодателя есть три варианта:
Вариант №1 . Принять новичка на текущие условия и указать в трудовом договоре, что с определенной даты вступят в силу запланированные изменения, касающиеся условий труда или его оплаты. Это не противоречит статье 72 ТК РФ.
Вариант №2 . Попросить соискателя подождать, пока вступят в силу изменения в трудовых договорах с другими сотрудниками и новое штатное расписание.
Вариант №3 . Не вносить изменения в имеющиеся должности, а вводить новые, чтобы принимать новичков и переводить ранее принятых сотрудников (не раньше, чем закончится срок предупреждения об изменении условий труда) на вновь созданные позиции.
Утвердите штатное расписание, чтобы документально закрепить структуру и кадровый состав организации. Используйте унифицированную форму Т-3 или разработайте бланк самостоятельно. При заполнении учитывайте требования действующего законодательства: все суммы прописывайте в рублях, не устанавливайте вилки зарплат, включайте в штатное расписание все должности - в том числе дистанционные, надомные, с неполной ставкой. Если в «штатке» есть вакантные позиции, не забывайте сообщать о них в службу занятости.
Штатным расписанием документально оформляется состав, численность сотрудников организации и ее структура. Пример составления штатного расписания, порядок его утверждения и оформления изменений. Обязательно ли составлять штатное расписание.
Штатное расписание – внутренний документ предприятия, в котором документально оформляется штатный состав, численность сотрудников организации и её структура.
В этой статье мы рассмотрим пример составления штатного расписания, порядок его утверждения и расскажем, как оформить изменение штатного расписания.
В российском трудовом законодательстве нет прямого указания на обязательность составления штатного расписания. По этой причине некоторые работодатели не желают оформлять лишний кадровый документ.
Практика же показывает, что штатное расписание иметь необходимо, более того, его отсутствие может повлечь весьма неприятные последствия для самого работодателя в виде штрафов.
Необходимо учесть, что статья 57 Трудового кодекса РФ определяет одно из обязательных условий трудового договора - трудовую функцию работника, как «работу по должности в соответствии со штатным расписанием». Без утверждённого штатного расписания нельзя провести сокращение штата сотрудников и их увольнение, согласно пункта 2 статьи 81 ТК РФ.
К тому же, штатное расписание, или выписки из него, могут запрашивать при проверке налоговые органы, территориальные органы Пенсионного фонда, Фонда социального страхования и инспекция по труду.
Составляем штатное расписание
Штатное расписание не отражает сведения о сотрудниках, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера. Это так называемые «внештатные» сотрудники, на которых не распространяется действие трудового законодательства (ст. 11 ТК РФ).
При составлении штатного расписания, как организациям, так и индивидуальным предпринимателям, можно использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Эта форма не обязательна к применению и носит рекомендательный характер, но содержит все необходимые для кадровых документов реквизиты.
Применяя форму № Т-3, следует соблюдать определённые правила её заполнения. Рассмотрим их подробнее на примере штатного расписания ООО.
Обязательные реквизиты
«Наименование организации» указывается так, как оно указано в учредительных документах: если кроме полного наименования есть сокращённый вариант, то он указывается за полным (в скобках), или строкой ниже.
«Код по ОКПО» - это идентификационный код предприятия по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, который указан в информационном письме органа государственной статистики.
«Номер документа»: если штатное расписание составляется впервые, то ему присваивается номер 1, а в дальнейшем номера идут по порядку.
«Дата составления» - текущая дата, когда был составлен документ.
«Утверждено» - здесь указывается номер и дата приказа, которым было утверждено данное штатное расписание.
«На период» - эта строка отражает срок действия документа и дату, с которой он вступает в действие.
«Штат в количестве ____ единиц» - указывается общее количество штатных единиц предприятия, отражённое в штатном расписании.
Основная часть
Заполнив обязательные реквизиты, внесём сведения о подразделениях, должностях и заработной плате.
Графа 1 «Наименование структурного подразделения». К структурным подразделениям предприятия относятся отделы, филиалы, представительства и т. п.
Как правило, эту графу заполняют, начиная с подразделений, осуществляющих общее руководство («Администрация»), далее может следовать бухгалтерия, отдел кадров, экономический отдел и т. п., затем производственные подразделения (цеха, участки) и обслуживающие (склад, хозяйственные подразделения и т. п.).
Иногда наименование подразделения может влиять на предоставление работнику определённых льгот (например, при наличии вредного производства) – в этом случае его следует брать из соответствующих отраслевых классификаторов.
Графа 2 «Код структурного подразделения» предназначена для нумерации подразделений в порядке, с помощью которого можно определить их место и подчинённость в общей структуре предприятия. На небольшом предприятии с централизованной структурой код можно не указывать.
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника». Работодатель может присвоить наименование должностям самостоятельно, а можно воспользоваться «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94)» (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367), «Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-93)» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 298) и «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).
Если в отношении определённого вида работ, должностей, специальностей существуют какие-либо ограничения или предусмотрены льготы и компенсации, то их наименование должно строго соответствовать вышеуказанным классификаторам. Наименование должности нужно писать полностью, без сокращений (например: заместитель главного бухгалтера, начальник отдела кадров).
Обратите внимание: если наименование должности, указанной в трудовом договоре, не соответствует наименованию этой должности в штатном расписании, либо вовсе в нём отсутствует, противоречия решаются в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ).
Графа 4 «Количество штатных единиц». Здесь указываем количество штатных единиц, предусмотренных в организации по соответствующей должности (специальности).
Если предусмотрена работа по совместительству, то нужно указать количество неполных единиц в соответствующих долях (например: 0,5; 0,75). Имеет смысл включить также вакантные должности, не занятые на момент утверждения штатного расписания, чтобы не вносить в него изменения при приёме каждого нового сотрудника.
Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.». Заполнение этой графы зависит от системы оплаты труда, принятой в организации. Указывается фиксированный размер оклада или тарифной ставки, не включающий в себя компенсационные, социальные и стимулирующие выплаты.
Обратите внимание: иногда работодатель, чтобы установить нескольким сотрудникам, занимающим одинаковые должности, разный размер заработной платы, указывает в штатном расписании минимальный и максимальный пределы оклада или тарифной ставки – так называемую «вилку» (например: 15000-18000 рублей).
Это противоречит ст. 22 ТК РФ, предусматривающей равную оплату за равный труд и ст. 129 ТК РФ, согласно которой оклад и тарифная ставка являются фиксированными. Подразумевается, что если работники занимают одинаковые должности, то объём и сложность их работы также одинаковы, а значит и оклады их должны быть равны. Установить заработную плату в большем размере кому-либо из сотрудников в этом случае можно за счёт надбавок или иных доплат.
Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и иные стимулирующие выплаты устанавливаются действующим законодательством (например: за работу в условиях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях), или самим работодателем (за выслугу лет, за знание иностранного языка и т. п.). Размер надбавки может быть установлен в виде фиксированной суммы, либо в процентном соотношении к окладу.
Графа 9 «Всего» заполняется путём сложения граф с 5 по 8, но только если все данные в них внесены в рублёвом эквиваленте. Если же оклад установлен в рублях, а надбавки в процентах, то в графе 9 ставится прочерк, а в примечании следует указать документы, на основании которых применяются эти надбавки и доплаты.
Графа 10 «Примечание» предусмотрена для внесения дополнительной информации, уточняющей и поясняющей данные штатного расписания.
Форма № Т-3 предусматривает подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, но при отсутствии одной из должностей в организации можно оставить соответствующую строку пустой, либо дополнить форму подписями других сотрудников. Проставление печати на утверждённом штатном расписании не предусмотрено.
Порядок утверждения штатного расписания
Утверждается штатное расписание приказом, подписанным руководителем или другим уполномоченным лицом. Реквизиты приказа нужно внести в строку «Утверждено».
Поскольку заработная плата начисляется ежемесячно, то и вводить в действие новое штатное расписание удобнее с первого числа. При этом стоит учесть, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать.
Сроки утверждения штатного расписания определяются работодателем самостоятельно. Можно утверждать его ежегодно, хотя принятое один раз, оно вполне может действовать в течение нескольких лет. Если в штатное расписание вносились какие-либо дополнения, то целесообразно в начале календарного года утвердить новое расписание с учётом всех произведённых изменений.
Храниться штатные расписания должны по месту разработки и утверждения, срок хранения – постоянно.
Внесение изменений в штатное расписание
Естественно, что сведения, однажды внесённые в штатное расписание, со временем могут меняться. Причинами изменения штатного расписания могут быть:
- ввод новых штатных единиц;
- изменение окладов;
- исключение вакантных должностей;
- сокращение численности или штата;
- переименование должностей, подразделений и т. п.
Работодателю, независимо от оснований изменения штатного расписания, предстоит самому решить, каким способом внести эти изменения:
- составить и утвердить новое штатное расписание, либо
- издать приказ об изменении уже действующего расписания.
В первом случае разрабатывается и утверждается полностью новый документ (пример штатного расписания организации и порядок его составления мы рассмотрели ранее).
Во втором случае процедура изменения штатного расписания включает следующие этапы:
- Составление и подписание приказа об изменении штатного расписания (образец его приведён выше), в котором нужно указать причины внесения изменений и дату, с которой они вступают в силу (с даты издания приказа или позднее), наименование новых подразделений, вводимых (либо исключаемых вакантных) должностей, количество новых штатных единиц, новый размер оклада, надбавок или иных доплат и т. п.;
- Корректировка действующего штатного расписания в соответствии с изданным приказом;
- Доведение внесённых изменений до сведения конкретных работников, которых они затронули, и внесение соответствующих дополнений и изменений в их трудовые договоры и трудовые книжки.
Обратите внимание на несколько иной порядок изменения штатного расписания при сокращении численности или штата. Согласно ст. 180 ТК РФ, работники должны быть предупреждены о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца до него.
Новое штатное расписание в этом случае может вступить в силу не ранее чем через два месяца после его составления.
