Все мы люди, и все мы примерно в середине рабочего дня хотим есть. Если речь идет об офисе в бизнес-центре, эта проблема решается очень просто: небольшими группами, по несколько человек сотрудники идут в одно из множества близко расположенных заведений общепита, кто-то возвращается, кто-то уходит, работа офиса не прекращается. Как такового перерыва на обед, как правило, нет.
На заводах, с их огромным количеством сотрудников, пропускным режимом и линейно выполняемыми производственными операциями все не так. Весь цех должен организованно прекратить работу, быстро дойти до столовой и в ограниченное время пообедать. Требования к организации процесса очень серьезные. А там, где есть требования к упорядочиванию процессов и нужна экономия времени, логично процессы автоматизировать.
Сокращение времени обслуживания на кассе столовой
Кассир для каждого сотрудника выполняет две легко автоматизируемые операции:
- Идентификация всех блюд на подносе, подсчет общей суммы чека.
- Прием оплаты.
Первая операция лучше всего в столовых автоматизируется с помощью сенсорного экрана (тачскрина) с экранными кнопками. Тыкнули по "Супы", тыкнули по "Борщ" - строчка в чек добавилась, сумма чека автоматически посчиталась. Повторили нужное количество раз, получили общую сумму.
Со второй операцией все гораздо интереснее.
Обеды под зарплату, дотации на питание
Практически все крупные заводы так или иначе субсидируют питание сотрудников. Где-то просто низкими ценами в столовой, где-то талонами на питание, где-то просто бесплатными обедами. И здесь возникает проблема злоупотреблений. Как со стороны обедающих сотрудников, так и со стороны персонала столовой. А ведь часто бывает такое, что столовую сдают в аренду сторонней организации, для вполне логичного "отделения мух от котлет". Как контролировать такую столовую? Как убедиться, что затраты на субсидирование питания сотрудников не идут кому-то в карман?
Эта проблема имеет очень изящное решение. Все заводы имеют проходную и пропускную систему. У каждого сотрудника есть пропуск, на сегодня, как правило, это бесконтактная карта с rfid-чипом. СКУД (Система Контроля и Учета Доступа), установленная на проходной, отмечает время захода/выхода каждого сотрудника. Каждая карта уникальна и привязана к сотруднику.
Почему бы не использовать эти уже имеющиеся карты для идентификации в столовой?
Расчет в столовой по заводскому пропуску
На практике так и делается. В учетную систему столовой выгружаются данные о соответствии карт (пропусков) сотрудникам. И при расчете в столовой сотрудник просто подносит свой пропуск к считывателю, а система:
- Записывает стоимость обеда на сотрудника для дальнейшего вычета из зарплаты,
- или компенсирует фиксированную сумму ежедневной дотации (скажем, делает скидку на 60 рублей), если этот сотрудник сегодня еще не пользовался этой дотацией,
- или просто определяет, что это свой сотрудник, и он относится к категории, которой положена скидка на питание (скажем, 20%),
- или погашает электронный талон на питание, выданный на эту дату на этого сотрудника.
Важно, что каждая продажа привязана к конкретному сотруднику. В конце месяца в учетной системе столовой формируется отчет, "кто на сколько наел".
Бэк-офис, учет и анализ
Данные по продажам ежедневно загружаются из фронт-офиса и обрабатываются в учетной системе, например, "1С:Общепит" . На основе отчета по продажам блюда разузловываются до продуктов по рецептурам, продукты списываются. Получаем возможность контролировать остатки продуктов, для исключения злоупотреблений в этой части.Система может иметь дополнительные функции. Например, контролировать индивидуальный месячный лимит для исключения ситуации "наел больше зарплаты". Анализировать время прихода в столовую сотрудников конкретных цехов для оптимизации обеденного времени с учетом производственных процессов. Выявлять промежутки времени с низкой или непомерно высокой нагрузкой на столовую.
У нас есть опыт интеграции учетной системы столовой с "1С:Зарплата и управление персоналом" . Данные о "проетых деньгах" за месяц автоматически учитываются при расчете зарплаты за месяц.
Какие нужны программы и оборудование?
Нужна POS-система на кассу. Желательно с сенсорным экраном, это очень ускоряет работу кассира. Ведь штрихкодирование применить в столовой невозможно. Количество блюд небольшое, достаточно разбить все блюда на группы, и тогда хватит 16 экранных кнопок в поле 4х4. Сначала выбирается группа, затем конкретное блюдо из этой группы. Два касания пальцем. Опытные кассиры пробивают блюда с такой скоростью, что это по-настоящему завораживающее зрелище.
На POS-системе должна быть установлена кассовая программа, позволяющая реализовывать сложную логику идентификации и обслуживания клиента. Мы рекомендуем АТОЛ:Frontol .
В качестве учетной ситемы, бэк-офиса, чаще всего используется "1С:Общепит" . С одной стороны это очень простая и привычная для бухгалтеров-калькуляторов система, с другой, она позволяет настроить логику и интеграцию с другими системами ровно так, как нужно конкретному предприятию.
Для чего необходима автоматизация столовой? Давайте разберём. Классическая формула столовой, кажется, всегда была такой: щедрый обед по расписанию, приятный ценник, быстрое обслуживание. В столовой по-прежнему демократично, но на рынок корпоративного питания сегодня выходят только профессиональные игроки, способные технично накормить целое предприятие.
Концепция столовой развивается, открываются евростоловые, в корпоративном сегменте обостряется конкуренция, растет средний чек. Отбор в высшую лигу проходит по двум критериям - скорость и качество обслуживания. И за оба отвечает автоматизация.
Принять заказ за 10 секунд
Одним из важнейших параметров при автоматизации столовой является скорость обслуживания гостей. 6-10 секунд - именно столько времени по версии «Трактира» должен тратить кассир на обработку одного заказа. Правильно настроенный интерфейс так оптимизирует бизнес-процессы, что меньше кассиров смогут обслужить больше посетителей.
Идентификация
«Трактиръ» поддерживает любые виды карт, в том числе и популярные проксимити-карты. Таким образом, свой электронный пропуск ваш сотрудник сможет использовать и для идентификации, и для расчета в столовой.
Быстрая интеграция учета в общую инфраструктуру предприятия
Мы доказали, что внедрение программы для ведения учета в столовой предприятия может пройти быстро и безболезненно. Как? С помощью двух составляющих. Первая - единая платформа 1С (средний и крупный бизнес в России, как правило, автоматизирован на решении «1С:Управление производственным предприятием»). Система учета в столовой Трактиръ, разработана именно на базе 1С. Вторая - открытый код «Трактира», который позволит быстро и дешево объединить данные в единое информационное поле.
НДФЛ
Если ваше предприятие частично или полностью оплачивает обеды своим сотрудникам, компенсацию за питание необходимо учитывать при расчете НДФЛ. «Трактиръ» обрабатывает и выгружает сведения об оплате в разные зарплатные решения. К примеру, «1С:Зарплата и учет персонала» и «1С:Управление производственным предприятием».
Таким образом, автоматизация столовой с применением программы «Трактиръ» позволит решить целый спектр задач по управлению и грамотному ведению учета в столовой, а также бесперебойно работать по нескольку лет, пробивая за год более миллиона чеков!
На Хабре тема автоматизации ресторанного бизнеса освещается не очень активно. Между тем, это достаточно интересный рынок с большим количеством игроков, которые разрабатывают и продают самые разные продукты.
В сегодняшнем материале вашему вниманию 24 инструмента для автоматизации ресторанного бизнеса. При подготовке обзора я также пытался оценить качество работы служб поддержки компаний и скорость отклика на запросы потенциальных клиентов, информация об этом также представлена в статье.
Названия систем кликабельны
В качестве фронт-офиса можно использовать локальную разработку той же компании под названием POSitive .
Система «Эксперт»
Комплексное решение «под ключ» включает в себя модуль торгового зала, менеджерскую часть, сервис отчетов, модули калькуляции и склада. Дождаться ответа оператора удалось не сразу, но отвечают подробно и по существу.
Тип установки : локальная
Стоимость : 219000 рублей
Бит.Аппетит
Компания оказывает заведениям комплекс услуг по подборку софта для автоматизации (в том числе собственного производства), его внедрению (вместе с оборудованием) и поддержке. Число клиентов - более 2500 заведений в России и СНГ (в том числе известные сети вроде «Якитории» и «Кофе Хауз»).
Собственные разработки на базе 1С по заложенным бизнес-процессам довольно ощутимо отстают от конкурирующих и более современных решений. Техническая поддержка по телефону, более сложные вопросы по калькуляции затрат - только по почте.
Тип установки : локальная
Стоимость : комплексная автоматизация ресторана от 250000
Простая столовая
Программа, которую можно настроить под конкретный тип заведения. Позволяет осуществлять контроль поступления продуктов, вести учет блюд, отслеживать остатки на складе и так далее.
Вопреки названию установка и работа с ней не такие уж и легкие. Лучше всего степень «простоту» взаимодействия иллюстрирует схема работы поддержки: чтобы проблема пользователя была рассмотрена, ему нужно снять видео проблемы, сделать скриншот и сделать резервную копию базы данных.
Тип установки : локальная
Стоимость : 3000 руб.
BitRest
Программа позволяет вести логирование всех действий персонала заведения, доступ к отчетам можно получить через интернет, компания-разработчик также обучает персонал. Поддержка только по телефону и не особенно оперативная.
Тип установки : локальная
Стоимость : 45000 рублей
For rest
Удобная программа, которая позволяет создавать заказы, принимать платежи, составлять рассадку зала, предоставлять клиентам скидки и просматривать отчеты.
Есть некоторые минусы интерфейса (например, в счете не отображается цена за блюдо), но некритичные.
Поддержка только по телефону, много региональных отделений. Скорость на высоте.
Тип установки : локальный
Стоимость : 21000 руб.
Хелпмикс
Система позволяет официантам работать через стационарный или мобильный сенсорный планшет или обычный компьютер. Производится учет остатков по складам, продукты списываются в реальном времени, ведется учет рабочего времени, фиксация времени и штрафов. Руководство может просматривать отчеты удаленно. Для работы не требуется наличия интернета.
Судя по данным на сайте, на данный момент клиентами украинского проекта являются более 50 заведений.
Тип установки : локальная
Стоимость : базовый комплект ~$530
Заключение
В этом обзоре мы рассмотрели значительное количество разнообразных инструментов и сервисов, но их, конечно, же гораздо больше, и многие проекты не попали в статью. Делитесь в комментариях ссылками на интересные инструменты автоматизации, и, может быть, в будущем наберется материал для еще одной статьи.Спасибо за внимание!
Теги: Добавить метки
Автоматизация для столовой помогает решить проблемы, которые неизбежны для такого предприятия. Опыт показывает, что грамотно настроенная автоматизация уменьшает издержки, помогает своевременно совершать закупки, контролирует работу персонала. Поэтому предпринимателю стоит задуматься над внедрением подобной системы на предприятии, если это по каким-то причинам ещё не было сделано.
Какие проблемы решит программа автоматизации
Автоматизация столовой проводится с помощью специализированных программ. Если внедрить автоматизацию грамотно, можно решить ряд насущных проблем.
Прекратить злоупотребления персонала. Доступ сотрудников к складу, когда он бесконтрольный, приводит к соблазну присвоить продукты. Небольшие на первый взгляд кражи выливаются в значительные суммы, если продолжаются долгое время и не пресекаются руководством.
Контролировать заполнение склада, наличие нужных категорий товаров, срок годности каждой партии. Если срок годности подходит к концу либо на складе кончается отдельная позиция, система подаёт сигнал руководству и сотруднику, который принимает решения по подобным вопросам.
Контролировать технологию приготовления блюд. На каждое блюдо, согласно технологической карте, должно тратиться конкретное количество продуктов. Система контролирует этот процесс, чтобы расход продуктов не превышал заданных параметров.
Следить за отдельными сотрудниками, составлять для каждого график, очерчивать круг задач, отслеживать своевременность и качество выполнения работы. Система помогает руководителю принимать решения о поощрении сотрудников либо взысканиях.
Учитывать продажи и кассовые операции. Данные обобщаются и отправляются в единую базу, чтобы руководитель их проанализировал и сделал выводы.
Любые несоответствия в количестве проданных блюд и полученных денег, поступивших на склад товаров и присутствующих на нём, программа доводит до начальства. Появляется возможность контролировать бизнес-процессы на предприятии из любого места, так как применяется облачная технология хранения данных с отправкой их на удалённый и защищённый сервер.
Три уровня контроля со стороны системы
Когда внедряется автоматизация предприятий общественного питания в Москве, она делается последовательно, но с полным охватом уровней бизнеса. Выделяют три уровня автоматизации.
Зона официантов, кассиров, барменов, администраторов заведения. Ведётся учёт работы кассовых аппаратов, поступающих денежных средств, дополнительно проводится работа с клиентами: сбор отзывов, предоставление скидок тем, кто может их получать.
Зона складского учёта. Программное обеспечение для автоматизации помогает подсчитывать поступающие и списанные со склада товары, сравнивает результаты с технологической картой, отмечает случаи перерасхода или пропажи продуктов. Современные системы для школьной столовой при каждом акте забора продуктов со склада конкретным сотрудникам записывают за ним это действие, чтобы руководитель знал, к кому обращаться по отдельным вопросам и с кого требовать отчёта за определённые партии.
Зона бухгалтерии. Для работы этой зоны применяются решения линейки 1С, из которых наиболее известный 1С: Бухгалтерия. Данные на этот уровень поступают с двух других. Задача бухгалтерии состоит в обобщении и анализе поступивших данных, выявлении проблемных мест, подготовке отчётов для руководства и налоговой инспекции.
Чтобы бухгалтерия хорошо работала, потребуется оборудование для автоматизации, часто недешёвое, и современное программное обеспечение. Если фирма затрудняется с приобретением этого, можно решить вопрос, отдав бухгалтерию на аутсорсинг специализированной компании.
Этапы внедрения автоматизации
Сложность внедрения зависит от того, нужно ли создать её для сети столовых по городу или отдельной торговой точки. Мощные программы требуют приобрести оборудование для их установки.
В большинстве случаев автоматизация начинается с кассовой зоны, чтобы модернизировать учёт первичных данных. Затем используются программы 1С либо специальные программы для общепита. Описания внедрения автоматизации можно посмотреть на профильных сайтах либо воспользоваться услугами экспертов в данной области.
При установке таких систем особенно важно внедрить их полностью и на всех уровнях, в противном случае останутся неучтённые бизнес-процессы, которые будут постоянно создавать издержки.
Особенности автоматизации столовой
Для столовой требуется контроль за технологической картой, за соответствием приготовленных блюд стандартам. Если столовая имеет формат самообслуживания, важно не допускать хищения посетителями готовых блюд, не проходящих через кассу. При любом формате важно пресечь попытки этого со стороны персонала. Часто сотрудник подобного заведения даёт себе право бесплатно питаться приготовленной продукцией. Такой вопрос руководитель должен решить сразу и либо изначально пресечь подобную практику, либо установить лимиты и порядок получения бесплатных блюд персоналом.
Работа заводской столовой либо столовой предприятия отличается тем, что сотрудники посещают её бесплатно, получают питание дотационно либо по абонементу. В такой ситуации особенно важно интегрировать систему автоматизации столовой с другими программами предприятия, в том числе с бухгалтерией.
В зависимости от выбранной программы и оборудования цена автоматизации будет отличаться. Когда предприниматель делает выбор, желательно следить, чтобы программа была простая, и сотрудники могли с ней работать сразу после внедрения, что повышает эффективность и ликвидирует затраты на обучение.
